TRUCOS DE OFFICE EXCEL PARA PROFESIONALES

Una buena tabla de Excel proporciona una mejor visión general. Mediante nuestros trucos profesionales, sabrás cómo mantener esta perspectiva en todo momento.

1 MÁS CERCA O LEJOS

En el caso de tablas grandes con muchas entradas es fácil perder el hilo. Mantén pulsada la tecla en tu hoja de Excel y mueve la rueda del ratón para acercarla o alejarla. Esto resulta mucho más sencillo y preciso que utilizar la herramienta del zoom que aparece en la parte inferior derecha de la barra de estado. Por cierto, esto no solo funciona en Excel, sino también en la mayoría de programas de la suite ofimática de Microsoft.

2 EXCEL COMPLETA DATOS POR TI

Ahórrate la ardua tarea de introducir fórmulas todo el tiempo y deja que Excel te eche una mano con ayuda de la función Relleno rápido. Si tienes, por ejemplo, en la primera columna un conjunto de nombres, introduce en la primera celda de la siguiente columna las iniciales del nombre que aparece a la izquierda, confirma con la tecla y selecciona, a continuación, + . Empieza a escribir las siguientes iniciales y antes de que concluyas, Excel habrá reconocido lo que estás haciendo e introducirá el resto de iniciales automáticamente. Ahora solo tienes que confirmarlas con o con el menú desplegable de la derecha. Del mismo modo, puedes intercambiar nombres y apellidos, y separarlos con una coma. El reconocimiento de patrones funciona también con cifras.

3 ASÍ FIJAS UNA FILA

¡Mantén a la vista los títulos de las columnas! Pulsa en Vista, Inmovilizar e Inmovilizar fila superior. Una vez hecho esto, si te desplazas hacia abajo en una tabla grande, seguirás viendo en todo momento el nombre de la columna en la que te encuentras. La fila superior se verá todo el tiempo en el margen superior. Esta función viene bien cuando quieras comparar los valores de las celdas.

4 LA MAGIA DE LAS CELDAS

Hay una forma sencilla de adaptar el ancho de una celda al contenido que esta contenga: selecciona la celda en cuestión y lleva el puntero del ratón a la raya que separa esa celda y la de su derecha. El cursor se convertirá en una doble flecha. Si haces doble clic ahí, las celdas de esa columna adoptarán el ancho de la entrada más larga, ¡automáticamente!

Jamás habías rellenado tu tabla de Excel de una manera tan rápida y fácil.

Andreas Sauerland

Redactor

5 OBTÉN DATOS DESDE UN PDF

¡Nunca antes habrás hecho una tabla de Excel tan rápido! Menos aún si tus datos provienen de un archivo PDF. Para ello, desde la barra del menú superior elige Datos, Obtener datos, De un archivo y De PDF. A continuación, selecciona el lugar en el que tengas guardado tu archivo PDF (en el disco duro o en una memoria USB), pulsa Importar y se abrirá una ventana en la que se te plantearán diferentes sugerencias para ordenar el contenido del PDF en una tabla de Excel. Selecciona la opción que más te convenga y pulsa a continuación Transformar datos. Después, accede a los menús Archivo, Cerrar y Cargar para de esta forma importar todos esos datos a tu hoja de cálculo de Excel.

6 DESTACA VALORES

¡Haz visible lo que debería llamar la atención! Para ello, Excel ofrece la función Formato condicional que encontrarás en Inicio. Haz clic en Reglas para resaltar celdas y podrás especificar, entre otras cosas, que Excel resalte en color los números por encima o por debajo de un determinado valor. También funciona con textos o fechas. Si necesitas más precisión, haz clic en Más reglas. La variedad de opciones es enorme, tanto en términos de contenido como de diseño. Por tanto, merece la pena que examines bien esta función.

7 FILTRA LA INFORMACIÓN

¡Encuentra en las tablas grandes lo que buscas de inmediato! Para ello, establece un filtro visual que también causará una impresión profesional en tus presentaciones. Te explicamos cómo hacerlo:

• Pulsa la combinación de teclas + para seleccionar automáticamente todos los datos de una tabla.

• Haz clic entonces en Insertar y Segmentación de datos.

• Selecciona los campos por los que quieras luego filtrar.

• Desplaza la nueva ventana o adapta su forma y tamaño. Todos los valores de la categoría seleccionada se mostrarán como botones. Haz clic en el que quieras, para filtrar por él rápidamente.

8 GRÁFICOS DE HOJA

Este tipo de gráficos aparecen en una hoja especial de Excel, que está representada por una pestaña independiente que solamente puede contener gráficos. Resulta muy interesante para visualizar o manejar gráficos complejos o de grandes dimensiones. Crear un gráfico de hoja de este tipo es muy sencillo, simplemente debes seleccionar el rango de celdas con los datos a partir de los cuales se va a crear el gráfico, y pulsar entonces una vez la tecla .

9 PROTECCIÓN CON CONTRASEÑA

Si necesitas proteger tu libro de trabajo, asígnale una contraseña. Te explicamos cuál es el proceso que debes seguir.

1 Abre primero el archivo que quieres proteger y pulsa en Archivo e Información. Haz clic ahora una vez sobre el icono Proteger libro y elige el icono Cifrar con contraseña.

2 Introduce una password de tu elección, pulsa Aceptar y escríbela de nuevo, antes de volver a pulsar Aceptar. Así, dicho archivo de Excel estará protegido para que otras personas que no conozcan la clave no puedan entrar en él. Eso sí, es fundamental que recuerdes la contraseña que has puesto, para que puedas volver a abrirlo después.

10 SERIES NUMÉRICAS

Si en dos celdas adyacentes (por ejemplo, una debajo de otra) introduces dos cifras consecutivas, las seleccionas y arrastras desde la esquina inferior derecha, crearás una serie consecutiva con esos números. La serie rellenará todas las celdas incluidas en ese rango en el que pinches y arrastres.

11 UNE VARIAS CELDAS ENTRE SÍ FÁCILMENTE

Puedes ‘unir’ en una celda el contenido de varias. En la celda destino, teclea el signo = seguido de la referencia a una de las celdas a unir y el signo &. Luego, escribe un espacio entre comillas, otra vez el signo & y la referencia a la segunda celda a unir. Tras pulsa una vez la tecla , el resultado será automático. ¡Todo en una celda de una sola vez!

12 TRANSPÓN DATOS DE FILAS Y COLUMNAS

¿Has creado una tabla y, al acabarla, te has dado cuenta de que una orientación en horizontal sería mejor que en vertical? Si es así, selecciona ese rango de datos, copia el contenido al Portapapeles y haz clic con el botón derecho en una nueva celda vacía. Pulsa entonces en el icono Transponer (es el cuarto y muestra una doble flecha).

13 DIVIDE EL CONTENIDO EN VARIAS COLUMNAS

¿Tienes una tabla en la que aparecen diversos nombres y direcciones, pero que no está dividida en columnas? Para, por ejemplo, distribuir el nombre y apellidos de una celda en dos celdas distintas, usa la función Texto en columnas que aparece en el menú Datos. Para ello, selecciona primero el rango con los datos y haz clic en Texto en columnas y Siguiente. Especifica ahora el separador que aparece delante de lo que vaya a constituir una nueva celda, por ejemplo, Espacio. Luego, activa la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo y confirma con Siguiente y Finalizar. Donde hubiera un espacio (o varios), comenzará la siguiente palabra en una nueva celda. ¿Quieres además ordenar la tabla por apellidos? Marca todo, pulsa en Ordenar, Mis datos tienen encabezados y, en Ordenar por, elige Apellidos.

14 CREA LISTAS DESPLEGABLES

Excel te da la posibilidad de introducir rápidamente datos en una celda, seleccionándolos directamente desde una lista desplegable. Para lograrlo, teclea primero en tus celdas los datos que aparecerán en la lista. Luego, selecciona la celda o celdas en las que quieres que aparezca la lista desplegable, haz clic en Datos, Validación de datos, Configuración y, en el apartado Permitir, elige Lista. Sitúa el cursor en Origen y selecciona directamente en la hoja el rango de datos anterior (en nuestro caso, A1:A5). Pulsa sobre el botón Aceptar. Ahora, en la celda actual, aparecerá una lista que podrás desplegar para seleccionar datos.