OUTLOOK PARA EL CORREO

Muchas personas entienden Outlook solo como sinónimo de correo. Sin embargo, quien lo conozca bien sabrá que detrás hay todo un arsenal de opciones disponibles.

1 CORREO SIEMPRE EN ORDEN: EN CARPETAS

¡No desperdicies el tiempo ordenando tus correos electrónicos! Haz que los emails de determinados remitentes se desplacen directamente a una carpeta concreta (o a la Papelera).

• Haz clic con el botón derecho del ratón sobre Bandeja de entrada, elige Nueva carpeta y ponle el nombre que quieras.

• Pulsa ahora con el botón derecho del ratón sobre cualquier mensaje que hayas recibido y selecciona las entradas Reglas y Mover siempre los mensajes de...

• Elige la carpeta deseada y confirma con Aceptar.

2 CORREOS VELOCES

En Windows 10 y 11, la aplicación Correo es la predeterminada. No obstante, los usuarios más avanzados rápidamente se pasan a Outlook y, con este par de trucos, consiguen utilizarlo de una manera más efectiva.

• Introduce Office en el campo de búsqueda de Windows y haz clic con el botón derecho del ratón en la entrada Outlook que aparecerá entre los resultados de la parte superior. Selecciona entonces Anclar a la barra de tareas.

• Con un clic contextual sobre el icono de Outlook que acabas de anclar a la barra de tareas, obtendrás un menú y podrás seleccionar la entrada Nuevo mensaje de correo electrónico. A partir de ese momento, para enviar rápidamente un nuevo correo electrónico, ya no tendrás que iniciar continuamente el programa.

3 REGLAS PARA ORGANIZAR CORREOS

Si quieres mover los correos electrónicos de una forma más precisa, haz clic con el botón derecho sobre un mensaje (consulta el truco 1) y selecciona esta vez la entrada Crear regla. En la ventana que aparecerá, podrás seleccionar otras condiciones que se deben cumplir para que Outlook mueva tus emails de manera automática a la carpeta deseada. Y en Opciones avanzadas, puedes afinar aún más las reglas. Por ejemplo, es posible establecer un rango de fechas para que Outlook seleccione solo los mensajes que hayas recibidos en un periodo concreto.

Con los trucos correctos, podrás ahorrar mucho tiempo en Outlook.

André Hesel Redactor

4 ARCHIVO DE DATOS I

Los usuarios de Outlook más avanzados no ordenan, sino que dejan que Outlook se ordene por sí solo. La función que debes conocer para ello se denomina Autoarchivar. Haz clic contextual sobre una carpeta y, a continuación, elige Propiedades. Accede a la pestaña Autoarchivar y marca la opción Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración. Ya puedes indicar cuándo se deben eliminar los correos que se incluyan en esa carpeta, o si se deben mover a otra de almacenamiento. De esta forma, podrás ordenar automáticamente tu bandeja de entrada.

5 ARCHIVO DE DATOS II

¿Deberían ordenarse todas tus carpetas mediante la función de Autoarchivar? Si eso es lo que quieres, haz clic en Archivo, Opciones y Avanzado. Luego, dentro del apartado Autoarchivar, pulsa en el botón Configuración de Autoarchivar. Lo que estipules aquí afectará a todas las carpetas de Outlook con la excepción de las que tengan sus propias reglas conforme al truco 4. Por último, pulsa en el botón Aceptar. Con esta medida, conseguirás que tu bandeja de entrada se mantenga ordenada.

6 TERAPIA DE GRUPO

¿Escribes siempre a las mismas personas y añades sus direcciones de correo electrónico todas y cada una de las veces? Puedes ahorrar mucho tiempo organizado tus contactos en grupos. Te explicamos cómo.

• Accede al apartado Contactos de la barra lateral izquierda) y haz clic en Nuevo contacto y Grupo de contactos.

• Asígnale entonces un nombre descriptivo al nuevo grupo que estás creando.

• Mediante el botón Agregar integrantes, podrás ir añadiendo los contactos desde tu libreta de direcciones. Alternativamente, también cuentas con la posibilidad de introducir manualmente sus direcciones de correo electrónico.

7 TARJETA DE PRESENTACIÓN

Si quieres mantenerte en contacto con otras personas, tienes que darles tu dirección y número de teléfono. Y, para ello, puedes por ejemplo incluir una firma automática en cada uno de tus correos. Así, desde MS Outlook, haz clic primero en Archivo y Opciones. A continuación, pulsa en la entrada Correo de la parte izquierda y luego en los botones Firmas y Nueva. En la ventana que obtendrás, introduce un nombre descriptivo para tu firma y elige Aceptar. Ya puedes teclear su contenido, incluyendo en el apartado Editar firma toda la información que quieras que vean tus destinatarios. Recuerda que puedes utilizar diferentes fuentes y tamaños de letra (tal y como harías en Word) e, incluso, adjuntar tarjetas de visita digitales o gráficos como el logotipo de tu empresa. Por último, selecciona el nombre de esa firma en el menú Elegir firma predeterminada y confirma.