CÓMO DEJAR DE INTERCAMBIAR TANTOS CORREOS, EN TRES PASOS
Para temas organizativos de tareas, de los equipos de trabajo, no es práctico el intercambio de e-mails para listarlas: el correo electrónico, por sí solo, no es una herramienta de listado/gestión de trabajo. ¿Qué se puede hacer entonces?
1. “Para el equipo de marketing y producto (dónde el día a día responde a tareas que cambian y/o se añaden muy dinámicamente; esto es, para equipos con mucha cantidad de pequeñas tareas) se usa un documento E xcel online (en nuestro gestor documental) para la organización del trabajo. En ese E xcel cada per fil tiene asignadas sus tareas; en él, se añaden las tareas en vez de enviarlas por e-mail. Todo el equipo consulta el E xcel para saber qué tiene que hacer y marcar las tareas como hechas cuando acaba con ellas”, pone como ejemplo, en ‘carne propia’, Laura Celdrán. “Si enviáramos las tareas por correo electrónico, perderíamos el tiempo preguntándonos si lo ha recibido, si se ha hecho o esperar una respuesta por e-mail”, añade. Además, el E xcel, como cualquier forma estructurada de datos, nos permite “priorizar” las tareas y tener presente en un único vistazo toda la información”, continúa. “Obviamente, hay información que se ha de intercambiar por e-mail, como los de presentación de propuestas u ofer tas a los clientes, pero no el listado de tareas a hacer”.
2. “Para las tareas de repetición diaria o semanal o mensual, hay un apar tado dentro del documento de gestión de tareas dónde se especifica, para cada una de ellas, la periodicidad y el responsable – señala la CEO de Core Spor t Team Company SL–. De esta forma, todos saben fácilmente quién tiene que hacer qué”. Celdrán añade que para que el equipo no se olvide de hacer este tipo de tareas, “se busca un patrón temporal que lo facilita: por ejemplo, en CoreBicycle todos los trabajadores del equipo de marketing saben que los últimos 30 minutos de la jornada laboral son para hacer las tareas rutinarias: se cuadra la carga de tareas diarias, semanales y mensuales para que queden cubier tas”.
3. “Para el equipo técnico/informático (cuya organización responde a tareas de mejora o nuevas líneas de ser vicios/desarrollo y que requieren planificación: son menos tareas pero de más larga duración) se usa la herramienta online Trello y cada jueves por la mañana, a primera hora, nos reunimos vía Skype y en 15 minutos se revisa todo el dashboard”.