SIGUE ESTOS CONSEJOS
La productividad no tiene que ver con trabajar más horas, sino que es cuestión de que sacar más partido a las que ya trabajas. Tiene que ver con planificarte (tú y tu equipo) y con eliminar distracciones.
PROCEDIMIENTOS EN FORMATO DIGITAL Y ACCESIBLES.
“Toda la documentación de la empresa está en la nube: se puede usar Azure, de Microsof t o Drive, de Google, como herramientas online de almacenamiento estructurado de procedimientos. Cada vez que aparece una tarea nueva, se “pierde el tiempo” una única vez en crear el procedimiento: los procedimientos (How To) se redactan de forma muy sencilla de seguir (a base de esquemas de capturas de pantalla), de forma que cualquier persona sin conocimientos de la materia en cuestión sea capaz de seguirlos. Cualquier persona que sigue un procedimiento se siente más seguro de lo que está haciendo, pregunta menos y duda menos (minimiza errores)”, explica Laura Celdrán Subiela, CEO de Core Spor t Team Company SL. “El ahorro de tiempo, con crecimiento o rotación de plantilla o para tareas que se hacen tan de vez en cuando que es fácil que se olviden cómo hacerlas, es muy notable. Si quieres llegar a ser grande, tienes que trabajar como los grandes”, continúa.
EDUCAR Y TRABAJAR ONLINE CON EL CLIENTE.
“Se trabaja en educar al cliente en el uso de directorios documentales online que permiten la edición de documentos en tiempo real (Drive o Azure, por ejemplo). Para cada cliente se crea una carpeta en el directorio común y se le da acceso al cliente (lectura o lectura/escritura para cada documento/subcarpeta según proceda) y durante las reuniones de seguimiento con el cliente se trabaja directamente sobre los documentos online (se editan online). De esta forma, se ahorra tiempo postreunión en modificar lo expuesto durante la misma. Además, esta forma de trabajar permite asegurar que todos los interesados trabajen sobre la última ver sión del documento y alivia el estrés de envío de información por correo electrónico”, anota Celdrán Subiela.
FUERA MÓVILES.
“Una vez que el equipo se sienta en su mesa a trabajar, se pide que se desconecten los datos del móvil y/o que se guarden los móviles en los bolsillos (ellos pueden recibir llamadas porque se interpreta que una llamada es realmente urgente); pero es impor tante no despistarse con las aplicaciones del móvil para estar centrado y rendir durante las horas laborales. Si hay que hacer alguna comunicación que no se pueda anotar en las hojas de tareas o que sea un ajuste de tipo laboral, se llama por teléfono o se comenta de forma directa”, añade Laura Celdrán Subiela.
CADA MAÑANA: PENSAR Y FIJAR OBJETIVOS. POR LA NOCHE: REFLEXIONAR.
“Un elemento que cambia por completo la productividad de un día es cómo empiezo la mañana. He integrado en mis hábitos el escribir cada mañana antes de empezar (escribo en papel) estas cosas: una cosa por la que estoy agradecida; mi objetivo prioritario del día y del mes; las dos cosas que voy a hacer para llegar al objetivo, y las tres cosas que habré acabado a final del día”, resume Maria-Christina Rus, directora de Spaces-on. “Por la tarde/ noche, siempre intento pensar en lo
que ha ido bien y no tan bien, y como lo puedo solucionar”, prosigue. “Esto no lo he inventado yo, me he inspirado del Freedom journal” de John Lee Dumas”, reconoce Rus.
PREGÚNTATE: ¿QUÉ PUEDO DEJAR DE HACER?
“Creo que esto es lo más impor tante: tengo tendencia a complicar mucho las cosas, entonces intento simplificar y reducir al máximo. Cada mes, con el equipo, intentamos ver que se puede quitar del negocio sin que afecte a su rentabilidad, lo mismo para nuestro sitio web. Generalmente, intento ver que es lo que puedo dejar de hacer sin que tenga consecuencias en la actividad y cómo se puede simplificar. Cuando se hace este ejercicio, siempre se notan resultados enseguida”, apunta Maria-Christina Rus.
SÓLO UNA REUNIÓN SEMANAL CON TODO EL EQUIPO.
“Las reuniones con el equipo de trabajo las tengo, exclusivamente, los mar tes, a no ser que surja algo especial, y trato de que no duren más de una hora. El día anterior cierro los temas a tratar, para que no se alargue, y los apunto en el cuadernillo antes mencionado, además de enviar los puntos a tratar –por e-mail– a los que asistirán a la reunión”, apunta Juan José Flor Cobos, cofundador de Babyradio.es.
DEJA QUE TU EQUIPO PIENSE; NO LE RESUELVAS L A ‘PAPELETA’.
“No soluciono los problemas al equipo, se los planteo y les doy pistas, si sé por donde va el tema. Luego les doy tres días para que piensen para que me sorprendan con algo que no se me haya ocurrido. Y si es mejor que lo que pensaba, lo discutimos y adoptamos”, propone Lorenzo García, cofundador de The Loogic Value.
CONVIERTE TU AGENDA EN UN CRM.
“Tengo un archivo de E xcel, que es lo primero que abro todos los días, que se llama Cosas impor tantes para mañana. En realidad, es más como Cosas impor tantes para hoy, pero su origen fue apuntar tareas para el día siguiente y al final se quedó con ese nombre. Es un complemento a la agenda con temas mas precisos, del estilo: Enviar correo a... Llamar a... Reunión con y tratar los temas de... El archivo tiene varias hojas: la principal es la del día; si tengo cosas programadas para algún día futuro concreto –como llamar a alguien o una reunión–, abro una hoja nueva con esa fecha y esa información. A medida que van pasando los días y la hoja de hoy va alcanzando las hojas de fechas futuras, las voy uniendo”, desgrana Federico Valdivia, CEO de Engrapp.com. “Intento que la hoja principal tenga el menor número de cosas y las tareas van identificadas con códigos de colores en función de impor tancia y si tienen algún problema o no. Si hay que hacer seguimiento el día siguiente, la dejo o la traspaso al día que haya algo pendiente para llevarla a cabo. Las tareas terminadas las voy borrando y si son cosas “representativas”, las archivo en una última hoja con la fecha que se resolvieron y las posibles incidencias que hubo”, explica este emprendedor. “La hoja de hoy también me sir ve para temas a tratar en una reunión o con diferentes personas. Otra de las hojas, la penúltima, es para guardar ideas que se me ocurren o se nos van ocurriendo en plan brainstorming, y las voy acumulando ahí; de vez en cuanto las miro y las que priorizamos, las copio en la primera hoja (la de hoy) o me la programo para una fecha que sea, abriendo una hoja con esa fecha o copiándola en la hoja de la fecha ya creada”, añade Valdivia.
UNA LIBRETA, SÍ, PERO TAMBIÉN PARA TODO EL EQUIPO.
“Llevo una libreta típica para las reuniones, pero eso es algo habitual. Lo que sí que tenemos es una libreta común con el equipo de análisis, en la que anotamos todas las ideas que surgen en nuestras discusiones y, según vamos en programacion, les digo que es para ejecutar en un mes, seis meses o para
programar ya. La puede consultar cualquiera del equipo y no la tengo yo, la custodian ellos: así sienten la innovación y las ideas nuevas puestas en común”, apunta Lorenzo García.
ANOTA LO QUE QUIERES DECIR EN ‘ESA REUNIÓN’.
“Nunca voy a una reunión sin apuntar, en cualquier papel que me encuentro, los temas de los que quiero hablar, qué decisiones hay que tomar, y quién y cuándo se van a realizar. Soy muy insistente con la definición de cada compromiso: qué se hace, quién se responsabiliza, cuándo se entrega. Una vez está acordado, me lo llevo a mis notas/agenda, que siempre están replicadas en todos los dispositivos”, sugiere Iván Nabalón, CEO de Electronicid.eu.
“En las reuniones mensuales de coordinación, el tiempo lo tenemos muy medido y, suele haber reasignación de tareas. En los últimos cinco minutos, después de tener todos los asuntos cerrados, de viva voz canto tareas y cada miembro del equipo dice ‘mía’ como si estuviéramos jugando al voleibol. Este fórmula nos ayuda a fijar los objetivos en nuestra mente y a saber a qué persona nos tenemos qué dirigir cuando haya tareas que dependen de depar tamentos diferentes”, señala Mónica Conde, fundadora de Animosa.
CONFIRMAR LA COMPRENSIÓN DE LOS ENCARGOS URGENTES.
“Cuando tengo que hacer llamadas telefónicas con encargos urgentes, explico la tarea a realizar y cuando ya me han entendido, me interrumpen (para que no me enrolle) y dicen: ‘entendido’ y resumo. Después me lanzan el resumen rápido, digo ok y colgamos”, añade Conde.
CÓMO PROGRAMAR LAS REUNIONES ENTRE SOCIOS.
“En ese sentido, tratamos de organizar los días con una pequeña reunión de los tres socios, todas las mañana, a las 9 en punto. Entramos a las 8, pero en esa hora antes tratamos de empezar con alguna tarea semirrutinaria o algo que no requiera mucha energía para llegar frescos a esa reunión. El encuentro de las 9 lo limitamos a un máximo de 10 minutos y tratamos lo siguiente: ¿Qué hice ayer y qué dificultades me encontré? ¿Qué quiero hacer hoy? A par tir de ahí, cada uno se pone con sus tareas. Solemos marcar las tareas que requieren más energía para hacerlas justo después de esa reunión”, puntualiza Jorge García Betanzos, cofundador de Runnea. “En el aspecto organizativo, también tenemos una reunión más larga todas las semanas, normalmente la tarde de los jueves. En ella hacemos seguimiento de cada uno de los proyectos atendiendo a dos cuestiones: ¿Qué hemos hecho esta semana? ¿Qué tenemos que tener hecho para la semana que viene?”, añade Betanzos. “Al final, esta forma de reuniones y de organización nos permite estar muy cerca del cor to plazo y de metas abarcables. Aunque cada cier to tiempo (sin periodicidad fijada) tenemos reuniones de cor te estratégico para definir los objetivos a medio y largo plazo”, argumenta este emprendedor.
NO MAREES AL EQUIPO SI USAS YA UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN.
“Utilizamos una herramienta de gestión de tareas que sigue la metodología GTD (Get Things Done). En ella cada uno de los componentes de la empresa tiene su bandeja de entrada y luego están los tablones de cada uno de los proyectos. Si quiero encargarle algo a alguien, no se lo digo ni le escribo un e-mail (lo puedo hacer, pero como refuer zo al mensaje). En nuestro caso, le abrimos una tarjeta en su bandeja de entrada con lo que necesitamos que haga y esa persona es la que se encarga de procesar esa tarea y moverla al tablón correspondiente. También puede hacernos comentarios o pegas que ve
en esa tarea. Una vez que la finaliza, avisa al creador original y mueve la tarjeta a Tareas finalizadas”, apunta el cofundador de Runnea.
NO TE TOMES TODA INTERACCIÓN COMO ALGO PERSONAL.
“Tanto en el trabajo como en las relaciones personales, no me tomo nada como personal. He llegado a la conclusión que cada uno tenemos nuestra historia y actuamos en la vida en función de esa historia que estamos viviendo. Así que muchas veces no podemos comprender porque las personas que nos rodean actúan de según que manera. Y es que no se puede comprender el compor tamiento sin estar en la piel del otro. Así que lo mejor es tener esto en cuenta, con lo que conseguimos que nuestro Qi no decaiga y como resultado mejoran nuestras relaciones a todos los niveles”, propone Sonia Ferré, fundadora y CEO de MasQi.
NO CONFÍES TANTO EN TU ESCRITORIO.
“Tengo los documentos en los que trabajo en Google Drive y Dropbox. Esto me permite no depender del ordenador y poder trabajar con el móvil: enviar contratos, presentaciones, guías de uso, etc”, apunta Eulogi Bordas, fundador de Photoslurp, una star tup sin oficinas f ísicas y con un equipo repar tido por varios países.
ESPACIO DE 30 MINUTOS ENTRE REUNIONES.
“No me gusta llegar tarde y no me gusta hacer esperar a la gente. Así que, por lo que pueda pasar, siempre añado 30 minutos de margen entre reunión y reunión”, continúa este emprendedor.
DÍAS PARA TEMAS INTERNOS Y DÍAS PARA TEMAS EXTERNOS.
“Me organizo así: lunes y viernes son días para tratar temas internos. Mar tes a jueves, días de temas externos. ¿A qué me refiero con temas internos? A finanzas, recruiting, gestión de proyectos/equipos, etc. ¿Temas externos? Todo lo que tenga que ver con el área comercial. Me permite estar focalizado y procesar mejor las prioridades”, reconoce Bordas. “Tengo por costumbre dedicar días concretos de la semana a actividades que creo que van a desempeñarse mejor por hacerse ese día y no otro. Por ejemplo, las gestiones administrativas (banco, Hacienda, gestoría, etc) suelo acometerlas los lunes, ya que suelen ser tareas que uno prefiere quitárselas de encima pronto y no arrastrarlas durante la semana”, coincide Enrique López, cofundador de Gladpacks. “Las reuniones con proveedores y/o partners las celebro los mar tes, así tengo días por delante para estudiar las propuestas antes de dar una respuesta”, añade López. “Los viernes son per fectos para dedicarlos a I+D y hacer brainstorming. Al ser el último día laborable, la mente suele estar más relajada y esto ayuda a que fluyan las ideas más y mejor. El estado mental que provoca saber que mañana y pasado mañana son días de ocio y que no hay trabajo por delante (como en un lunes o mar tes) permite dar rienda suelta a la creatividad y es cuando surgen, en mi experiencia, las soluciones más ingeniosas