Haz contactos en las ferias internacionales

Ponte tus mejores galas y saca tu lado más comercial porque te proponemos ir de ferias internacionales para poder explorar las posibilidades de tu producto o servicio en otros mercados. Prepárate y prepáralas. -

Elabora un plan de tareas que incluya los preparativos, las actividades programadas y la monitorización

Si te mueves en el damero del comercio exterior, acudir a las ferias internacionales, créenos, no es una opción, es un ‘must ’,“hay que estar en ellas, incluso por una cuestión de imagen cuando ya eres una empresa consolidada y has tocado techo”, reconoce José Luis Arévalo, director general del Sudeste Asiático Pacífico de Typsa.

¿Por qué incluir la asistencia a ferias en tu agenda? Porque si vas a vender, te facilitan la búsqueda y selección de distribuidor es, agentes comerciales y partner de forma más rápida y económica. Y porque si vas a comprar, podrás seleccionar proveedores, condiciones y precios de compra, características de la mercancía, plazos de entrega, etc… Sin olvidar que las ferias también te permitirán estudiar ala competencia (analizarla, conocer sus precios y políticas de actuación…), descubrir las oportunidades de mercado y las nuevas tendencias, buscar nuevos productos e incluso comparar tecnologías de producción y modelos de negocio.

ANTES DE L A FERIA

Vísteme despacio que tengo prisa. En este viaje, la preparación determina el éxito o el fracaso de acudir a u na fe r ia. Una prepa rac ión que debe empezar –si vas como visitante– meses antes del inicio de la fer ia e incluso entre seis meses y un año, si acudes como e xpositor. “L a fer ia puede ser una oportunidad perdida si no se planifica adecuadamente. Si en circ unstancias normales el 50% del éxito de una reunión depende de la planificación, en la visita a una feria alcanza el 70%”, afirma Santiago Quiroga, director de Expansión Internacional de IFEMA.

- ¿Por qué no hay que dejar nada a la improvisación?

- “Las ferias se celebran siempre en directo, lo que implica que no hay segundas oportunidades para realizar aquellas gestiones que hayan quedado pendientes”, aclara Quiroga.

Criterios de selección. La clave está en seleccionar aquellas que van a tener un retorno mayor para t u negoc io (mide ese retor no en inversión, acuerdos, promoción o conocimientos del sector). ¿Cuestiones a tener en cuenta? La fecha, periodicidad, lugar de celebrac ión, saber si participan tus competidores, si es una feria destacada en tu sector, qué acciones de promoción y comunicación desarrollan los organizadores... Es también importa nte ver quiénes son los orga ni z adores, la entidad que está detrás y recopila r i nfor mación de la feria, del país, del sector... Puedes obtener información sobre las ferias y mercados a través de las oficinas comerciales, Cámaras de Comercio, portal del ICEX, asociaciones de exportadores y foros de opi nión. Ta mbién te serán de utilidad buscadores de ferias internaciones como Fair Guide, Jetro-Trade Fair Website, ExpoDataBase o 10times.com.

Define tus objetivos. Aunque pueden ser muchas las ra zones que te conduzcan a una feria, define la tuya porque de ella va a depender la estrategia a seguir. Por tanto, seleccionar el mercado y la feria que mejor se adapte a tus objetivos es el siguiente paso. Es decir, qué

buscas realmente con la asistencia ala feria .¿ Encontrar proveedores? ¿Sólo quieres identificar las oportunidades de negocio previa a la toma de decisiones de lanzarte a ese mercado? ¿Quieres testar tu producto? ¿Tu objetivo es saber qué hace tu competencia? ¿Quieres dar a conocer tu empresa? ¿Buscas potenciales socios o distribuidores ...? En ese sentido, define las tareas (a nótalas en tu tablet o cuadernillo) que te van a permitir alcanzar esos objetivos. Será tu hoja de ruta. “Para sacar partido a tu asistencia a ferias es fundamental conceptualizar los objetivos... y mucha planificación”, defiende Carlos Pretel, CEO de la empresa de iluminación Prilux. ¿Sectoriales o generalistas? Claramente las primeras si lo que buscas son profesionales del sector (proveedores, contactos y conocimientos del mercado elegido...) o generalistas, si quieres test ar tu producto dentro del pequeño micromercado que ofrece una feria). Define tus contactos. Busca tus contactos objetivos, es decir, aquellos que te interesen mantener y, dentro de éstos, lo que te aporten más valor según la estrategia comercial o de mercado que hayas definido. En este punto – como en casi todo – la improvisación es una mala consejera. Procura cerrar entrevistas o encuentros por e-mail antes de que se celebre la feria. Esto te va a permitir sacar el máximo partido a tu visita. ¿Dónde encontrar esos potenciales

contactos? La fuente fundamental es el directorio de expositores de la fer ia eleg ida. La relación de participantes lo encontrarás en las páginas web de las ferias generalmente un mes antes de su celebración... o pídeselo a los orga ni zadores. Es i mportante que te pongas en la piel de esos contactos objetivos para saber qué necesidades tienen y dar respuesta a esas cuestiones. Pregúntate si tu producto o servicio cubre esa necesidad. Y si no es así, adapta tu propuesta.

Jer ar quía de cit as. A la hora de optimizar tu tiempo y esfuerzo, Quiroga recomienda cualificar las citas atendiendo a tres categorías: imprescindibles, importantes e interesantes: “A partir de aquí, sólo es necesario aplicar la lógica: cruzando recursos y agenda (tiempo) se deberá buscar como objetivo fundamental cubrir todas o prácticamente todas las cualificaciones como imprescindibles, el mayor número posible de las importantes y las que sean posibles de las interesantes”.

Los papeles. Preparar la feria también significa preparar la documentación requerida, las tarjetas de presentac ión, catá logos de empresa, muestras de productos, tarifas de precios, demos en CD... todos traducidos al inglés y el idioma local.

Mejor acompañado. El equipo de feria debe estar formado por un mínimo de dos personas, una de ellas, un técnico, en el caso de que qu ie ra s da r a conocer un producto. Si el foco lo tienes puesto más en la parte comercial, cambia al técnico por alg uien del equipo de ventas (en ambos casos, a l menos con dominio del inglés). En el caso de asistir a ferias asiáticas, tampoco descartes contratar a un intérprete local: es una manera de ofrecer una imagen más profesional... y de no perder detalles.

Si eliges ir con stand, sig ue la recomendación de Carlos Pretel,

La relación de par ticipantes lo encontrarás en las páginas web de las ferias, generalmente un mes antes

CEO de Prilux: “Que sea modulable y duradero”. Ah, “y no olvides levantar el stand antes, en tus instalaciones para ver que todo está ok”. Para José Luis Arévalo, director general de Sudeste Asiático Pacífica de Ty psa, “el binomio ponencia + stand es lo más eficaz para sacar la máxima rentabilidad a una feria”.

Elabora un presupuesto. Llegados a este punto, ya has elegido el mercado, la feria y la forma en que vas a participar en ella. Ahora es el momento de echar números, es decir, de elaborar un presupuesto con previsiones de gastos. Hay gastos que puedes cuantificar con la información que facilitan los organizadores de la feria, como el coste de la inscripción, el valor del stand por metro cuadrado si vas a asistir como expositor (las tarifas oscilan entre los 1.0 00 - 1.50 0 euros/ m2 ) y las for mas de pago. Otros datos los tendrás que recopilar por tu cuenta. Por ejemplo, seg ún la duración de la fer ia, ca lc ula r los costes de desplazamiento y alojamiento, documentos de viajes (pasaporte, visados), manutención, transporte (taxis, alquiler coches, transporte público, etc), contratación de un intérprete (número de días, precio/ días) si es necesario, impresión de material (cartelería, tarjetas de visita, etc) y dotación gastos imprevistos (invitaciones, etc).

DURANTE L A FERIA

No te olvides del plano. Sabemos que es una obviedad, pero como decía el reconocido filósofo y psicoanalista francés Jacques Lacan, “lo obvio suele pasar desapercibido, precisamente por obvio”. Será por eso que muchos visitantes profesionales a las ferias ‘obvian’ llevar un plano. Craso error según Quiroga: “Hacernos con un plano de la feria te permite controlar las distancias y consecuentemente el tiempo de traslado entre una y otra reunión”.

Las agendas en las ferias deben contar con una margen de flexibilidad. En ese sentido, es recomendable dejar espacios en blanco para recuperar citas que no se puedan llevar a cabo en el momento previsto”.

¿Cuándo realizar las entrevistas? Los primeros días y los últimos de una feria suelen ser los mejores para llevar a cabo tu ronda de entrevistas y contactos. En el caso de las ferias que estén divididas en unos días para profesionales y empresas y otros abierto sal público en general, centra tus esfuerzos en los primeros días.

Directo al grano. Tienes cerrada tu agenda de entrevistas y actividades. Y ya sabes–porque te lo hemos dicho antes– que tu prioridades convertir tus contactos en visitas.

En el cara a cara, conviene ir directo al grano, “en una feria el tiempo es fundamental para todos”.

Cualifica tus citas en la feria atendiendo a tres categorías: imprescindibles, impor tantes e interesantes

Recoge muestras de productos e

información. Durante tus visitas a los stands recoge muestras de productos e información. Recuerda que las ferias es uno de los mejores formatos para estar al tanto de lo que oc ur re en t u sec tor. Con toda la infor mación que obtengas (entrevistas personales, documentación, ponencia, networking...) vas a poder analizar y medir a tu competencia, conocer las tendencias, etc. Durante este proceso, haz un registro diario de la información obtenida a modo de diario o gestor de contenido.

Anota los compromisos. “Por mucho que confiemos en nuestra memor ia, e s necesa r io toma r not a s que nos permitan recordar los compromisos adquiridos (envíos

posteriores de información, por ejemplo), así como identificar a nuestros interlocutores. Una colección de tarjetas puede convertirse e n un je rogl í f ico i nsa lvable”, recuerda Quiroga.

No intentes abarcarlo todo. Hay ferias de todo tipo y tamaño. Las más pequeñas las podrás recorrer con tiempo suficiente. En las grandes, es necesario seleccionar aquello que te interesa. No te salgas del guión fijado en la parte preparatoria de la feria. Y si te sobra tiempo, amplia el radar.

DESPUÉS DE L A FERIA

Es un er ror habitual dar por terminada la feria el día que se abandona el recinto, coinciden los e xper tos cons u lt ado s . H ac e r un se g u i m i e nt o posterior es fundamental, tanto que, si no, “gran parte de todo nuest ro t rabajo en la v isita a una feria podría venirse abajo”, señala Quiroga. Piensa que en una feria profesional se cruzan miles de v isit as. Por eso, “la necesidad de hacer que la nuestra sea importante no sólo se va a basar en la reunión mantenida sino también en nuestra actitud posterior”, afirma Quiroga.

Para este experto, el objetivo es que tu reunión o entrevista sean recordadas y tenidas en cuenta sobre el resto. ¿Cómo? “Es positivo que cualquier persona con la que nos hayamos encontrado o mantenido contacto en la feria rec iba por nuest ra par te una nota de agradecimiento por el tiempo que nos han dedicado. Con eso ponemos u n a nuncio para que nos recuerde por encima de las múltiples visitas que haya podido mantener”, de t a l l a Qu i r o g a . “Ni ng u n a petición, solicitud o compromiso real i zado en la fer ia puede quedar sin respuesta”, añade. Si n olv id a r “que a que l lo s c ont a ctos que, a pesar de no haber cer rado u n comprom is o, nos resulten espec ia l mente i mport a nt e s , me re c e n un re c or d ator io personalizado”. Es también lo que hacen en Pr ilu x: “De los contactos que hacemos en las ferias, a la semana siguiente les enviamos un correo electrónico, y de entre ellos, a los que responden o muestran interés, le s l la mamos p or te lé fono”, señala el consejero delegado de Prilux. Acciones, todas de ellas, que contribuyen a convertir tus visitas en clientes y a las ferias, en una herramienta comercial altamente eficaz.

Ninguna petición o compromiso realizado en la feria puede quedar sin respuesta