Afila tu tiempo ( no procrastines )

Deja de trastear con el móvil: es hora de optimizar tu jornada laboral. Te explicamos cómo llegar a ser un profesional mucho más eficiente.

Todos sabemos que el tiempo es oro y aun así insistimos en malgastarlo. Uno de los principales problemas a los que se enfrenta un profesional es a la mala gestión que hace del tiempo, actitud que provoca que las agendas programadas lo ahoguen, provocando estrés laboral y mala imagen por incumplimientos de compromisos, deadlines u objetivos.

La principal causa de una mala gestión del tiempo suele ser una terrible planificación,yaseaporlasdistraccionesque nos rodean o por la tendencia a procrastinar, término que define comportamientos por los que se relegan tareas urgentes en pos de actividades superfluas. Es decir, lo que siempre se ha llamado perder el tiempo. Muchos piensan que una buena gestión del tiempo se reduce a diseñar la agenda del día y gestionar los procesos para alcanzar los objetivos marcados, pero ese enfoque es un error, ya que debe plantearse como una rutina a mantener en el tiempo –como la higiene personal– para conseguir interiorizar como algo orgánico hábitos de rendimiento y productividad.

Es cierto, sin embargo, que el cómo se trabaja la agenda determina en gran medida la productividad de nuestro trabajo. Las agendas deben estar diseñadas a tres niveles: el más habitual del corto plazo, que refleja el día a día; el del medio plazo, que hace referencia a la consecución de objetivos y finalización de procesos en marcha; y el del largo plazo, que se basa en una planificación vital más amplia. Para que cualquier agenda funcione de una forma productiva se debe estar preparado para revisar y redefinir nuestros objetivos cada día, tanto los de corto como los de largo plazo. Muchos expertos aconsejan acostumbrarse a usar dos tipos de agendas: la agenda propiamente dicha, aquella donde marcar objetivos, reuniones, eventos y compromisos, y un dietario donde realizar la organización horaria del día. Es esencial no subestimar el tiempo necesario para cada acción porque se conseguiría una planificación ineficiente y estresante.

PLANIFICAR LA AGENDA

A la hora de planificar la agenda se debe aplicar la regla del 20%: se divide la jornada en cinco partes iguales, ya sea diaria o semanalmente, de forma que dediques un 20% del tiempo a 1) los clientes [hay que atenderlos por cuestión de imagen y para estar en contacto con la realidad del negocio], 2) el equipo humano [cuidar a la organización es básico para que la empresa funcione correctamente y servir de orientación e inspiración es la función del líder], 3) las reuniones [importante planificarlas de forma que no duren más de una hora y resulten proactivas y útiles], 4) la política[cualquierceodebeinteractuarcon asociacionesempresarialesoasistiraeventos] y 5) a pensar, meditar, planificar, visionar el futuro, reflexionar sobre las decisiones a tomar y las estrategias a emprender.

Pero no todo depende de las agendas y de la habilidad para programarlas: la actitud a la hora de enfrentar las tareas es esencial. En un mundo lleno de distracciones es fácil quemar el tiempo y procrastinar. Para corregir esos comportamientos es