La ley de Pareto
Los mensajes de móvil, las llamadas, los correos entrantes, los compañeros que parece que no tienen nada mejor que hacer… Hay que saber cómo poner cada cosa en su momento, lugar y dedicarles el tiempo justo. Los expertos en gestión del tiempo tienen siempre en mente la conocida como ley de Pareto o del 80/20: el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80% del tiempo produce solo el 20% de los resultados. Por lo tanto, es básico saber a qué dedicar el tiempo e identificar ese 20% de tareas que nos producirán el 80% de resultados. En el día a día, cuando surgen situaciones que parecen requerir tu atención, se hace necesario tener resortes automáticos para identificar lo que es o no es urgente y lo que es o no es importante. Así, cuando lo urgente es importante has de afrontarlo tú mismo sin dilación, mientras que si carece de importancia es mejor delegarlo. Por el contrario, lo que no es urgente pero sí importante debes planificarlo, y lo que ni es urgente ni importante, puedes posponerlo.
esencial concentrarse plenamente en lo que se hace en cada momento, siendo lo óptimo familiarizarse con un concepto muy en boga: el mindfulness, una práctica de origen budistaconmásde2.500añosdeantigüedad que ayuda a aislarse de estímulos externos que nos roban la atención y nos ayuda a estar centrados en lo que hacemos en cada momento, siendo aplicable a multitud de aspectos de la vida cotidiana.
HUIR DE LOS 'TIME WASTERS'
Algo que conviene tener presente para no dispersarse en tareas poco provechosas es pensar que el tiempo es oro. Los expertos recomiendan monetizar tu tiempo, ponerle precio, y saber que cada vez que afrontas tareas que te dispersan malgastas dinero. La productividad depende de cómo afrontas las primeras horas. Es aconsejable crear una rutina que ayude a ponerse en marcha. Levantarse temprano para no ir con prisas y planificar el día es el primer paso. Tras ello hay que generar un estímulo que transmita a la mente y al cuerpo que ya estás listo, que puede ser tomarse tiempo para el desayuno, dedicarle una hora al gimnasio o realizar otra actividad que marque sin ambigüedades que la jornada laboral da comienzo.
Creer que uno es una isla es la principal causa que lleva a una mala gestión del tiempo.delegaryteneratualrededorgente que cumpla con sus funciones es esencial para poder dedicarse a lo verdaderamente importante. Una secretaria que sepa filtrar lo relevante y sirva de pantalla de aquellos quequieranmalgastartutiempoyunequipo que solvente situaciones y sepa asumir sus funciones son tan necesarios como que el CEO tenga claro que no puede ni debe abarcarlo, controlarlo y supervisarlo todo, sino que debe confiar en su equipo.
Es esencial identificar y gestionar lo que se conocen como time wasters, personas, procesos o eventos que te distraen y te hacen malgastar el tiempo. Lo principal es ponerle antídoto lo antes posible. Cuando se trata de personas, una secretaria eficiente o un identificador de llamadas debe bastar. Si las interferencias provienen de la tecnología, mejor desinstalar todo lo que las provoca: eliminar las apps del móvil o desactivar sus avisos, tener cerrado el programa de correo electrónico mientras se esté centrado en alguna tarea y, sobre todo, hacer aburridos los descansos. Cuando nos saturamos y decidimos hacer un paréntesis en el trabajo tendemos a realizar actividades estimulantes y placenteras. El problema deriva de que inconscientemente este tipo de descansos causan adicción y se les termina dedicando más tiempo y esfuerzo del que preveíamos, por eso intentar que no sean tan estimulantes ayuda a volver al trabajo cuanto antes. Asimismo, un entorno físico o digital desordenado y caótico se cuenta entre los peores time wasters que existen, ya que nos hace emplear un gran esfuerzo en encontrar lo que buscamos.
"Creer que uno es una isla es la principal causa que lleva a una mala gestión del tiempo. Tener a tu alrededor gente que cumpla con sus funciones es esencial"