Empresas enfermas de reuniones
Tener más reuniones no quiere decir producir más. Tampoco equivale a decidir más o mejor. Ni tan sólo supone comunicar más. Tener más reuniones de la cuenta es simplemente una enfermedad como nos recordaba Peter Drucker: “Meetings are a symptom of bad organization. The fewer meetings the better”. Hacer reuniones para todo tiene más que ver con la cultura corporativa que con ningún sistema de gestión. Se hacen reuniones para convocar más reuniones y al final se hace una reunión para evaluar las reuniones anteriores.
Muchas organizaciones están enfermas de exceso de reuniones. Consumen su tiempo procrastinando colectivamente. Trabajar quiere decir producir valor y eso solamente pasa en un tipo muy determinado de reuniones que no son las más abundantes. Muchas reuniones son este espacio donde los pesados plantan su bandera. El lugar dónde los resentidos se explayan en hurgar viejas heridas. Son el escenario donde se percibe cómo el miedo tiene bloqueadas a muchas organizaciones. Son el territorio donde florece con nítida evidencia la autenticidad o el paripé. En las reuniones se constata si en una empresa hay equipos capaces de crear empatía o grupos que se relacionan desde la desconfianza.
En las reuniones se dirime el respeto. Si el que la convoca llega tarde, está más atento a su celular que a los asistentes, si en vez de dirigir la reunión transita por ella, es muy difícil que salga nada significativo. Si las asistencias a las reuniones son aleatorias y las excusas se sustentan en cualquier banalidad no hay respeto, no hay resultados. Lo que hay es el cóctel perfecto para la desmotivación. Las reuniones son uno de los mejores espe- jos de la cultura corporativa.
Cuando una empresa pretende transformar su cultura corporativa para estar más centrada en el cliente, para ser flexible o para innovar mejor, uno de los ámbitos donde hay mucho margen de mejora es en sus reuniones. La mayoría de reuniones tiene que ver con los numerosos comités, comisiones, coordinadoras y entes varios que pueblan los organigramas. Reducir la burocracia en una organización significa reducir este enjambre de encuentros dejando solamente aquellos que sirven para aportar un valor tangible. Todos los organismos que, en la práctica, sirven para marear la perdiz o ralentizar decisiones u operaciones es mejor eliminarlos de un plumazo. La mayoría de veces quedaremos atónitos al comprobar que no sucede nada malo y que en cambio ganamos agilidad.
Igualmente sucede con la duración de las reuniones o su propia realización. La reunión más breve es aquella que desconvocamos por sentido de la eficiencia. Pero si decidimos acortar la unidad de tiempo de las reuniones (es decir, si normalmente las hacemos de una hora y pasamos a hacerlas de media hora) comprobaremos que mejoraremos en nuestra capacidad de síntesis y tendremos mucho más tiempo para crear valor de un modo distinto. Cada semana por mi trabajo me toca hacer muchas reuniones internacionales en formato vídeo llamada, por lo general son mucho más cortas que las reuniones presenciales, van más al grano, más productivas, menos sinuosas. No son de peor calidad.
Las reuniones más importantes son las ordinarias. Es allá dónde se labran los buenos liderazgos. Las organizaciones ágiles hacen reuniones ordinarias focalizadas, con la gente justa, con puntualidad de inicio y final, con fluidez y deci- siones claras y comunicables. Un síntoma de madurez es desprenderse de la necesidad de decirlo todo. Las reuniones están llenas de participantes inmaduros que necesitan decirlo todo y repetir barrocamente lo que ya se ha dicho hasta la saciedad. Los equipos de dirección potentes saben que deben cuidar muy bien sus reuniones porqué de ellas emana el tempo de la organización. Es en estas reuniones dónde las organizaciones crean sentido de urgencia para los cambios o la innovación o es en esas reuniones dónde estas cosas devienen pura retórica. Las reuniones son el termómetro de la autenticidad. Cuando en las reuniones se aprueban por consenso cosas que todos los que las aprueban saben que no se cumplirán, la empresa vive en una falta de autenticidad que se contagia irremediablemente.
Ya que nos pasamos más de media vida reunidos, deberíamos tomar en serio el modo de hacer eficientes e interesantes las reuniones. Que sean un lugar dónde se cree valor y se aprenda. Pongamos las múltiples tecnologías que tenemos al servicio de las reuniones. Que haya directores de orquesta de la reunión que sepan domar los egos y que eviten que se polaricen entre dos que discuten con el resto de espectadores atados a las sillas. Que haya detectores de reuniones inútiles que sean cazadas cual radar en una carretera. Que se imponga la delación. Denunciemos las reuniones innecesarias como polución burocrática. Y no caigamos nunca en las asambleas que son la síntesis perfecta de todas las patologías del mundo de las reuniones.
Las agendas de las empresas, de su gente, deben estar marcadas por la agilidad y la flexibilidad en un marco dónde las inercias automatizables van a ser cada vez más sustituidas por la inteligencia artificial. Ganemos tiempo en nuestras agendas para pensar, para explorar, para leer rápido el mundo que cambia, para aprender, para hablar con sospechosos no habituales, para conocernos mejor. Suprimamos la mitad de reuniones habituales y reduzcamos a la mitad el tiempo de las reuniones que mantengamos. Liberaremos energías, mejoremos nuestras técnicas de reunirnos y estaremos en condiciones de crear más valor. No necesitamos más tiempo reunidos, necesitamos concentración de calidad y líderes que lleven la agilidad a lo más común que se hace en una empresa: reunirse.