‘Reunionitis’ online
Pronto hará un año de que nuestras vidas se convirtieron en un parque temático de plataformas de videoconferencia: Zoom, Teams, Jitsi, Skype, ooVoo, Google Meet, Go to Meeting, Cisco Webex Meeting... Suma y sigue. Para ser justos hay que decir que en muchos casos estas plataformas nos han permitido teletrabajar y han evitado que muchas organizaciones se hundan. Todavía me parece mágico que haya eventos de miles de personas en videoconferencia y tampoco deja de admirarme que mi ordenador no se suicide ante tanta promiscuidad tecnológica.
Es sorprendente cómo algunas organizaciones han esprintado para llevar sus patologías presenciales al mundo digital. Y si algunas empresas tenían ya su punto débil en la cantidad excesiva y la baja calidad de sus reuniones presenciales era lógico que reprodujeran estas disfunciones en el ámbito digital. Al principio podía hacer una cierta gracia, pero continuar hoy afincado en casa con una agenda de reuniones online encadenadas sin respiro no parece que hable muy bien de la agilidad y de la productividad que requieren las organizaciones. Reunirse más no es trabajar más, es trabajar mal. La productividad no está correlacionada con el número de reuniones. Estar todo el día reunido es síntoma de habitar en una organización enferma. Las organizaciones no deben hacer como los malos equipos de fútbol y correr todos detrás de la pelota, las organizaciones requieren directivos que repartan juego y aporten perspectiva al regate en corto y al pase en largo. Los mismos que nos invaden con sus correos en copia a todo el mundo son los que convocan a demasiada gente a reuniones sin resolución. Detrás de una reunión innecesaria hay o un pusilánime, un ego desatado o un tertuliano frustrado. Una empresa no es una concatenación de tertulias.
Necesitamos agendas llenas de objetivos más que llenas de reuniones. Y es que el abuso de un recurso tan potente como las reuniones las degrada y las iguala en el tedio. Las reuniones solamente son de trabajo si llegan a algún puerto: tomar una decisión, contrastar pareceres para avanzar, fortalecer una complicidad, generar un revulsivo, desencallar un conflicto. Las demás reuniones son artilugios gregarios en tiempo laboral, que desgastan más que aportan. Las reuniones son más efi
Reunirse más no es trabajar más, es trabajar mal, porque la productividad no está correlacionada con el número de reuniones
cientes en organizaciones de una cultura de egos contenidos. Y las reuniones devienen congregaciones de pesados en organizaciones donde los egos expandidos lo ahogan casi todo. Una reunión debe ser una invitación a la operatividad. Las organizaciones necesitan directivos resolutivos, que primero piensan solos, que después razonan en equipo, que dudan porque son consistentes y que deciden porque en eso consiste el trabajo directivo, en arriesgarse a tomar decisiones. No hace falta pagar grandes salarios a especialistas de la cofradía de la postergación perpetua.
Y si las reuniones no deben ser el parque temático de los egos, sino el campo de juego de los equipos, quienes lideran las reuniones tienen una responsabilidad fundamental al evitar ocupar un espacio desproporcionado de la reunión (los demás no vienen a escucharte, vienen a construir algo conjuntamente) y evitando a la par que nadie colonice las reuniones con sus expansiones sin rumbo. Todos sabemos el secreto: las reuniones son eficientes si son la culminación de gente que piensa y, sobre todo, que va pensada a las reuniones. Y todos sabemos diagnosticar la disfunción: las reuniones son un desastre y un dispendio de tiempo cuando la gente las convierte en un casino de ocurrencias (que algunos confunden gentilmente con creatividad). Galbraith decía que las reuniones son indispensables cuando no quieres hacer nada.
Nuestras empresas necesitan más agilidad, más confianza y más flexibilidad. Si de la pandemia saliéramos con organizaciones más ágiles, confiables y flexibles habríamos triunfado. Pero esto no consiste en traducir la reunionitis presencial a la reunionitis online. Esto va de entender que para multiplicar no siempre debemos estar todos juntos, que damos confianza al otro para que actúe y se comunique. Es decir, para que no nos lo cuente todo. Y que somos flexibles para definir nuevas formas de trabajar y organizarnos. Hay otra manera de vivir en las organizaciones con menos reuniones, pero mejores. Hay formas de usar las tecnologías que nos permitan decidir cuándo es mejor la presencialidad o cuándo es mejor recurrir a la rotunda practicidad de las videoconferencias. Necesitamos definir mejor el mix analógicodigital de cada organización, en ello nos irá una parte fundamental de nuestra identidad y de nuestra cultura corporativa.
Cuando acabe la pandemia no necesitamos profesionales y organizaciones hartos de esclavizarse ante la pantalla, necesitamos gente que ha aprendido a combinar los enormes beneficios de la presencialidad con los recursos que nos ofrece la virtualidad. Ahora ya sabemos que el teletrabajo no es la panacea, aunque tenga sonoros defensores, pero también debemos recordar que la presencialidad no es la única opción. La solución debe estar en una sabia combinación de presencialidad y virtualidad. No nos quitemos esos minutos de antes o después de las reuniones presenciales donde se cuecen oportunidades, se evitan desastres y se acunan amistades. No renunciemos al ahorro de desplazamientos prescindibles que nos permitirá un buen manejo de las plataformas.
La reunionitis online no es la transformación digital, no nos confundamos. La transformación digital tiene más que ver con nuevas soluciones que aporta la tecnología para compartir, crear, decidir, predecir, escogiendo cuándo lo hacemos presencialmente y cuándo lo hacemos teletrabajando. Las tecnologías son una opción, no son una imposición. Mi intuición es que los negocios no necesitarán que la gente se reúna nunca presencialmente, pero las empresas sí, porque las empresas son comunidades de personas que gustan de encontrarse alrededor de un propósito y mirarse a los ojos. Cuidemos más cómo nos reunimos, ya que es cuidar cómo las personas deciden estar y crecer en las organizaciones. Hay que rescatar a las reuniones de la reunionitis. Revalorizarlas desde la agilidad y la operatividad. Necesitamos organizaciones donde cada reunión sea una oportunidad a la inspiración. Necesitamos construir, nosotros mismos, menos organizaciones que nos aburran o nos amarguen, simplemente debemos aprender a construir organizaciones que nos inviten a permitirnos nuestra mejor versión.