Archiefmedewerkers volgen training digitaal archiefbeheer

PARAMARIBO – Medewerkers van het Nationaal Archief en erfgoedinstellingen in Suriname zijn deze week begonnen aan de training, Preservation and Access of Documentary Heritage in a digital age, op het gebied van behoud en beschikbaarstelling van het digitaal documentair erfgoed.

Minister Mike Noersalim van Binnenlandse Zaken (BIZA) die maandag de training opende, is van mening dat het heel belangrijk is om aandacht te besteden aan de ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering en archiefbeheer; zeker als ministerie dat verantwoordelijk is voor de overheidsadministratie. Deze training is georganiseerd door het National Archief Suriname (NAS) in samenwerking met de Unesco en die duurt tot en met april 2017, meldt BIZA in een persbericht.

“Jarenlang zijn onze werkprocessen afgestemd op archiefbescheiden die vastgelegd zijn op papieren dragers. Thans worden wij geconfronteerd met digitaal archiefbescheiden. Onze werkprocessen zijn nog niet voldoende afgestemd op het werken in een digitale omgeving”, zegt Rita TjienFooh-Hardjomohamad, directeur van het NAS. Zij stelt dat het NAS het ministerie en de gehele overheid kan bijstaan met de nodige adviezen als het om werkprocessen gaat van de overheid in een digitale omgeving. “Want op een gegeven moment moet na tien jaar de archiefbescheiden worden overgedragen aan het NAS, dus het zou goed zijn als aan het begin van het transformatieproces het werken in een digitale omgeving wordt meegenomen, welk in dit stadium precies past in het transformatieproces van BIZA”, aldus de NAS-directeur.

Volgens de minister zou het ideaal zijn als alle overheidsorganen gebruikmaken van een softwareprogramma voor het digitaliseren van hun administratie en een centraal e-depot voor het beheer van de archiefbescheiden. “Bij mijn aantreden zijn we begonnen met een totale transformatie binnen het ministerie en hierbij hebben wij procesbeheersing, digitalisering en automatisering hoog op onze agenda geplaatst. Daarom is het heel belangrijk dat wij zien dat ook vanuit het NAS de initiatieven komen”, complimenteerde de minister Tjien-Fooh-Hardjomohamad, met het feit dat zij en haar organisatie steeds kijken naar alternatieve beschikbare financieringsbronnen en niet zitten te wachten op de begroting. Verder gaf de bewindsman aan dat het ministerie alle ondersteuning zal verlenen aan het streven van het NAS om haar medewerkers voortdurend de nodige trainingen aan te bieden. Hij benadrukte het belang van standaardisering en continuering binnen het archiefwezen.

Ook maakte de bewindsman gebruik van de gelegenheid om de secretaris-generaal van de Nationale Unesco Commissie Suriname (NUCS) dank te zeggen voor het vertrouwen gesteld in het Nationaal Archief en de overige documentaire erfgoedinstellingen. Het projectvoorstel dat via de NUCS bij de Unesco is ingediend voor de organisatie van de workshop, is immers goedgekeurd.