Quand le lion et l’ours polaire aident à la prise de décision
De nouvelles méthodes pour l’installation de bureaux augmentent la sécurité des décisions. Et le processus de planification en devient même ludique
2014: la table assis-debout devient un marché de croissance et un pilier essentiel pour les fabricants suisses de meubles de bureau. Avec 14%, c’est ce type de meuble qui a connu la plus forte croissance l’an dernier.
Le monde du travail bouge. Les structures rigides se délitent tandis que les processus flexibles gagnent du terrain. Cette évolution se reflète toujours plus dans la manière d’installer les espaces du bureau. Ce ne sont plus le poste de travail individuel et sa densification qui comptent, mais bien plus une offre attrayante de diverses zones proposant un environnement approprié pour chaque activité et permettant ainsi un flux optimal.
Planification factuelle
Mais dans les entreprises suisses la réalité est bien différente. C’est ce que montre un sondage en ligne réalisé par Lista Office LO, auquel ont pris part 85 entreprises pour un total de 865 questionnaires remplis: en dépit d’un univers de travail de plus en plus mobile et numérisé, sept personnes interrogées sur dix disent utiliser tous les jours le bureau mis à disposition par leur employeur. Les collaborateurs attribuent à leur environnement de travail une mauvaise note, en particulier en ce qui concerne la possibilité de s’isoler, la sphère privée, la liberté de choix ou d’influencer ce choix, sans parler de l’acoustique.
Pour l’avenir, au-delà de la capacité d’innovation et d’un nouveau modèle d’affaires, les personnes sondées voient surtout dans les formes de travail flexibles un des principaux facteurs de succès de leur entreprise. Les salariés attendent de leur nouveau bureau de l’aide pour mieux communiquer, collaborer plus efficacement et, non sans fierté, améliorer leurs performances. Le tout, cela va de soi, en équilibre avec la vie privée.
Du point de vue de l’employé, une éventuelle réduction des coûts joue un rôle clairement secondaire. La pratique montre en outre que les bureaux ont un potentiel d’amélioration dans l’expression de l’identité de l’entreprise. Pour le collaborateur, des notions telles que «patrie» ou «qualité de rencontre» gagnent notablement en importance à l’ère du bureau partagé.
Cibler l’utilisateur
Créer un bureau qui soutient au mieux le collaborateur n’est pas un jeu d’enfant. Cela implique un grand nombre de décisions et devrait aussi faire plaisir. Exemple: l’atelier créatif nommé Flow que Lista Office LO a développé avec des architectes et des planificateurs. Partant d’une journée de travail typique, les participants visualisent rapidement, systématiquement et en s’amusant, à l’aide de figurines d’animaux (un grizzly, un poulpe, un pingouin) et de modèles de bureaux, le déroulement des collaborations et les exigences d’un nouvel univers de bureau.
«L’expérience tirée des ateliers que nous avons organisés montre qu’une équipe de projet interdisciplinaire développe une compréhension commune de la valeur ajoutée d’un bureau multizone», souligne Pietro Tiziani, membre de la direction de Lista Office LO. A la fin de l’atelier, on a une maquette à l’échelle 1:20 de la vision commune du bureau. Pietro Tiziani y voit un atout décisif: «Les participants repartent avec une idée commune de ce que doit être leur bureau à l’avenir.»
Ludique, mais sérieux: le salarié visualise sa journée de travail à l’aide de figurines d’animaux. Créer un bureau qui soutient au mieux le collaborateur n’est pas un jeu d’enfant. Cela implique un grand nombre de décisions et devrait aussi faire plaisir
Cet atelier créatif recourt aux méthodes du «design thinking», notamment la perspective assumée de l’utilisateur ou la visualisation de solutions sous forme de prototypes, y compris ensuite d’installations pilotes. La méthode qui permet de développer des solutions aux problèmes interdisciplinaires complexes fait également ses preuves dans la planification des bureaux. «Nos ateliers Flow montrent que l’innovation et la transformation peuvent se révéler sensiblement plus rapides dans la conception de l’environnement de travail et qu’il en résulte une meilleure solution», assure Pietro Tiziani. On utilise en outre un outil de diagnostic en ligne dont les résultats s’intègrent à la planification. Pour savoir ce qui fonctionne bien dans son univers de travail et quelles embûches se dressent sur le chemin d’un bureau flexible, on peut répondre, seul ou en équipe, aux 24 questions proposées sur www.smartworking.swiss.
Au-delà des ateliers, la planification recourt à des outils éprouvés tels que la planification CAO ou la simulation 3D. De nouvelles technologies telles que la réalité virtuelle ou la réalité augmentée interviennent toujours plus dans le processus de planification et permettent aux utilisateurs de vivre leur futur bureau à l’échelle 1:1. Les données numériques sont en outre utilisées pour la maquette numérique (building information modeling, BIM).n