La flexibilité s’impose tant et plus

Les réseaux et les technologies sont depuis longtemps à un tel niveau qu’ils influencent la configuration du poste de travail. Celui-ci se fait de plus en plus flexible. Les entreprises qui en ont conscience bénéficient d’un surcroît d’efficacité, de coût

Tout un chacun l’a déjà vécu: le matin, on est en forme mais on est coincé dans le train ou un embouteillage, alors qu’on pourrait si bien travailler. Mais l’après-midi, quand la fatigue commence à s’installer ou que l’on ne peut tout simplement plus avancer sur un dossier, on doit quand même être présent au bureau. C’est le monde à l’envers et la jeune génération n’est pas la seule à le savoir. Depuis belle lurette, la technologie est assez mûre pour que de telles situations soient évitables. Le mot-clé est flexibilité. Temporelle, spatiale et structurelle. Autrement dit: «work smart». Les collaborateurs ont davantage de flexibilité dans la répartition de leur temps de travail. La flexibilité de travail spatiale et temporelle se manifeste de manière très différenciée d’une entreprise à l’autre.

On parle ici de la mutation du monde du travail qui prend corps dans un grand nombre d’entreprises. Swisscom et les CFF la mettent déjà en pratique, à l’instar, par exemple, du prestataire immobilier Privera. Ce sont là des exemples d’entreprises qui ont compris que la numérisation va au-delà de l’expérience client, des processus et des modèles d’affaires: elle agit depuis longtemps déjà sur la configuration du poste de travail.

Ce sont en outre des entreprises qui, vu l’évolution démographique, sont confrontées à une jeune génération de talents dont les attentes et la conception de la vie et du travail se différencient le plus souvent de celles de la génération précédente. Elles sont en quelque sorte imbibées par la numérisation et ont l’habitude de recueillir des informations «anywhere» et «anytime». Leurs motivations et leur perception sont marquées par l’autonomie et la flexibilité numérique. Ce sont là des aspects dont les entreprises doivent tenir compte si elles veulent séduire et s’entourer de jeunes talents compétents et responsables.

La mutation culturelle a commencé

Bien entendu, bon nombre d’entreprises offrent aujourd’hui la possibilité de travailler à n’importe quelle heure et depuis n’importe où. Les nouvelles possibilités concernent des secteurs très différents: la distribution, le support, la maintenance et la logistique aussi bien que la vente, les RH et la communication. Avec les appareils mobiles permettant de travailler en tout lieu, le fait d’être atteignable et la possibilité de réagir rapidement deviennent un avantage compétitif décisif pour l’entreprise, comme le montre un sondage de MSM Research.

Si en 2016 quelque 20% des entreprises interrogées misaient encore sur des postes de travail fixes, elles ne seront plus que 10% l’année prochaine. Dans l’intervalle, l’avènement du «smart working» (travail intelligent) aura presque doublé, à 55%, dans les entreprises, selon MSM Research. Du coup, le nombre d’entreprises où le travail flexible et mobile n’était jusqu’ici qu’exceptionnel et parcellaire se réduira de 51 à 35%. Simultanément, les dépenses prévues pour de nouveaux concepts de poste de travail deviennent un facteur essentiel: dans ce laps de temps, elles représenteront en moyenne un quart des dépenses globales consenties pour les TIC (Technologies de l’information et de la communication) par les entreprises, pronostique l’étude de marché.

Mais qu’implique pour l’entreprise de tabler sur le modèle «work smart»? L’introduction, la mise en oeuvre et l’exploitation effective nécessitent une réorganisation de l’entreprise, des concepts de sécurité et des processus. Cela suppose souvent un changement dans la culture d’entreprise. Car les nouveaux outils doivent être acceptés et il faut apprendre à s’en servir. Les cadres doivent adapter leur façon de diriger les collaborateurs. Le travail mobile implique souvent que l’on ne se retrouve que dans des réunions en ligne, de sorte que les chefs voient peu leurs subordonnées au travail. Des accommodements sont à trouver sur la manière de travailler ensemble et d’assurer des échanges personnels.

Swisscom a remarqué qu’il n’était pas rare que cette évolution soit une tâche que l’entreprise ne peut piloter seule. Les décideurs doivent d’abord comprendre comment les technologies actuelles modifient la manière de travailler et permettent aux entreprises de repenser plus efficacement la collaboration entre les employés et l’échange des savoirs. En outre, il ne suffit pas d’introduire de-ci de-là des applis et des terminaux modernes: il faut une stratégie globale qui comprend la technologie, la conception des espaces, les formes d’organisation et la culture.

Pour les entreprises confrontées à de telles évolutions, Swisscom a mis sur pied un département spécialisé qui les accompagne par un Work Smart Coaching dans leur processus de mutation. Des ateliers dédiés entraînent les collaborateurs à ces nouvelles manières de travailler.

Le coaching concerne l’introduction au sujet, la réalité vécue de l’entreprise, l’exploration de nouvelles possibilités, l’analyse de potentiel et la feuille de route qui

Plus d’efficacité, moins de coûts

permet concrètement la mise en place des nouveaux modes de travail. Une méthodologie de cocréation est mise en oeuvre, ce qui veut dire que Swisscom élabore en commun avec l’entreprise l’univers de travail futur et l’accompagne pour sa mise en place. Et cela, assure Swisscom, «le temps qu’il faudra pour que la confiance soit instaurée et que l’approche «work smart» soit mise en oeuvre». Mais les réalités financières sont têtues et plaident aussi en faveur des postes de travail intelligents. Sur ce plan, Swisscom fait également partie des précurseurs pour avoir introduit en 2006 déjà un nouveau concept de poste de travail avec «desk sharing», le partage de bureau. Dans les douze plus grands immeubles de bureaux où s’activent 11300 collaborateurs, un poste de travail sur cinq est devenu superflu. Ces espaces économisés ont entraîné des économies de coûts annuelles de 120 000 francs par 100 postes de travail traditionnels. Grâce à une standardisation technique élevée, Swisscom a pu, en plus, réduire massivement ses coûts de déménagement. Ils ne se montent plus qu’à 150 francs par poste de travail entièrement installé.

En outre, on a également vu de notables accroissements d’efficacité: avec la centralisation et la standardisation par une solution UCC (Unified Communications and Collaboration), non seulement les coûts de téléphonie et d’exploitation TIC ont été optimisés, mais ces coûts sont devenus plus transparents et plus aisément gérables. Les infrastructures parallèles ont disparu, le know-how se concentre sur un seul système et, pour le poste de travail, les coûts d’investissement et la coûteuse gestion de licence disparaissent aussi grâce au cloud.

Une étude récente de Citrix établit qu’un poste de travail moderne avec smartphone (et frais de fonctionnement), tablette et laptop, plus la location de l’espace et l’équipement du home-office, permet d’économiser 840 francs par an par rapport à un poste de travail avec PC traditionnel. En outre, le poste de travail flexible et mobile réduit d’à peu près un tiers les temps de déplacement annuels. De façon générale, selon Citrix, plus de 90% des employés flexibles utilisent mieux leur temps.

Ce qui est intéressant, c’est que plus de 65% des utilisateurs d’environnements de travail modernes les jugent positifs pour leur équilibre vie professionnelle-vie privée. Entreprises et collaborateurs bénéficient à parts presque égales du gain de temps réalisé. Car tant pour la famille (41%) que pour les tâches de base (24%) et le travail sur projet créatif (20%), il reste davantage de temps. Par exemple pour faire du sport (6%).