Les conseils d’administration se dématérialisent eux aussi
Plusieurs entreprises basées en Suisse proposent des applications qui remplacent les traditionnels classeurs. Les membres des conseils d’administration accèdent à leurs documents de travail via leur tablette ou leur smartphone
Le papier disparaît petit à petit des séances des conseils d’administration. Pourtant, ceux qui les composent ont souvent plus de 60 ans et ne sont pas nés avec un ordinateur dans la main. La tendance a progressé ces dernières années, avec la numérisation des convocations, des informations et de l’archivage.
«Auparavant, on recevait par la poste, avant chaque séance, de lourds classeurs qu’il fallait transporter et archiver. Sans papier, c’est beaucoup plus simple, efficace et cela renforce l’efficience des séances», estime Dominique Alain Freymond, qui a siégé, en vingt ans, dans une trentaine de conseils d’administration, à l’exemple de La Poste. Il est également l’un des animateurs de l’Académie des administrateurs (ACAD) et vice-président du SwissBoardForum. «Les sociétés cotées s’y sont toutes mises, mais c’est beaucoup plus rudimentaire du côté des PME. On en compte près de 150000 en Suisse, mais elles sont encore peu nombreuses à exploiter le potentiel de numérisation des activités de leur conseil.»
Un nouveau métier
Cette dématérialisation a un coût. Pour obtenir ce type de service, il faut payer des frais de licence de quelques milliers de francs par année. La numérisation des conseils d’administration a donné naissance à toute une série d’entreprises qui proposent ce service. Il y a, par exemple, la bâloise Loomion, la française Oodrive, l’allemande Brainloop, l’américaine Diligent ou encore la zurichoise Sherpany. Cette dernière était considérée comme la championne suisse de la croissance en 2017, selon le classement réalisé par la Handelszeitung et Le Temps, avec la collaboration de l’institut de recherche Statista. Elle a enregistré une progression de son chiffre d’affaires de 204% entre 2012 et 2015. Cette PME, fondée par Roman Bühler et Tobias Häckermann, tous deux âgés de 33 ans, a multiplié ses effectifs par dix en trois ans. Elle compte aujourd’hui 50 personnes et prévoit d’en engager encore 20 ces prochains mois.
Sherpany a déjà convaincu plus de 160 entreprises en Suisse, à l’exemple d’Assura, Romande Energie, la BCV, Schenk, Valiant, la Banque Cantonale de Zurich ou encore Julius Baer. «Grâce à l’application que nous avons développée, les membres des conseils d’administration accèdent à leurs documents de travail via leur tablette ou leur smartphone. Ils peuvent y annoter des commentaires ou créer des notes virtuelles, explique Karel Manrau, responsable pour la Suisse romande de Sherpany. Le secrétariat général n’a plus à imprimer des centaines de pages ni à les envoyer chaque mois par la poste à une dizaine de personnes.»
Communication simplifiée
Grâce au numérique, les conseils d’administration accèdent directement aux analyses de données, savent tout de la performance et de l’organisation en temps réel. Un administrateur est parfois membre de plusieurs conseils d’administration, comités ou autres instances. «C’est pourquoi dématérialiser ses conseils devient indispensable pour gagner en productivité», justifie Karel Manrau, 26 ans, qui guide les administrateurs dans le monde du numérique. «Il faut juste y aller doucement et se mettre à leur place.» Dominique Alain Freymond propose, de son côté, de les former à l’utilisation des nouveaux outils numériques, via l’Académie des administrateurs. «Certains sont plus réticents que d’autres, mais l’essentiel est de convaincre le secrétaire du conseil.»
«La communication au sein du conseil est devenue plus simple et plus efficace. Les invitations aux réunions et les documents sont transmis rapidement et en toute sécurité. D’une manière générale, la transparence et la sécurité se sont considérablement améliorées», estime Heiner Zehntner, secrétaire général de la société Endress+ Hauser, une entreprise utilisatrice de la solution proposée par Loomion, une société bâloise de 11 personnes fondée en 2003 et qui travaille avec des clients tels que la Suva, Swiss Life, Schindler ou Glarner Kantonalbank. «La majorité de nos clients est internationale.»
Informations chiffrées
Qu’en est-il de la confidentialité des documents? Chez Sherpany, les informations critiques, les bilans ou les ordres du jour sont chiffrés puis déposés sur un serveur sécurisé dans la région zurichoise. «Nous louons des espaces de stockage hautement sécurisés, explique Karel Manrau. Concrètement, l’entièreté du processus d’envoi et de téléchargement est cryptée en 256 bits, ce qui représente un haut niveau de sécurité, nous permettant de travailler avec des organismes soumis aux réglementations de la Finma.» Chez Loomion, les données et les documents sont hébergés dans leurs
«Auparavant, on recevait par la poste de lourds classeurs qu’il fallait transporter et archiver»
DOMINIQUE ALAIN FREYMOND, VICE-PRÉSIDENT DU SWISSBOARDFORUM
centres de données ou dans celui du client.
Sherpany a démarré ses activités en proposant un produit destiné aux actionnaires des assemblées générales. «Ceux-ci peuvent voter et recevoir leur documentation via notre application. Une centaine d’entreprises proposent déjà ce produit à leurs actionnaires, essentiellement des sociétés cotées en bourse.» «Cette numérisation des assemblées générales a permis de simplifier le décompte des voix lors de votes complexes», note Dominique Alain Freymond.
Viser les conseils de fondation
Après les assemblées générales et les conseils d’administration, la prochaine étape consistera probablement à numériser les conseils de fondation. On en compte environ 13000 en Suisse et ceux-ci fonctionnent comme des conseils d’administration. Puis, ces plateformes concerneront n’importe quel type d’assemblée qui se réunit régulièrement et qui nécessite un partage simple mais sécurisé des données.
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