Gümrük müşavirliğinde dijitalleşme
Tüm dünyayı sarsan ve halen devam etmekte olan, Dünya Sağlık Örgütü tarafından pandemi ilan edilen COVID-19 salgını nedeniyle dünya ve ülke ekonomisi birçok alanda etkilenmiştir. COVID-19 salgınıyla birlikte halk sağlığı gözetilerek kalabalık ortamlarda bulunulmaması, maske, mesafe, sokağa çıkma yasaklamaları gibi birçok tedbir ve kısıtlayıcı önlem uygulanmaya başlanmıştır.
Hem kamu hem de özel sektörde hızlı bir şekilde uzaktan çalışma sistemine geçilmiş, sokağa çıkma yasakları ve alınan diğer kısıtlayıcı önlemler dolayısıyla firmalar da hızlı bir şekilde dijital altyapılarını dijitalleştirerek uzaktan çalışmaya uygun hale getirmişlerdir.
Bu süreç, gümrük müşavirliği firmalarının da kendi yapılarını gözden geçirmelerine sebep olmuştur. Bilgi işlem altyapılarını geliştiren, önemli mali yatırımlar yaparak yapay zeka ve robotik uygulamalar ile beyanname yazan, yine elektronik sistemlerle kontrolleri gerçekleştiren firmalar farkını ortaya koymuştur.
Gümrük müşavirleri tarafından geleneksel yöntemlerle yapılan beyanname tescil işlemlerinde firmalardan temin edilen kağıt ortamındaki veriler, müşteri temsilcileri tarafından derlenerek beyannamenin her bir kalem eşyasına ait (fatura, miktar menşe, ödeme şekli vs) bilgiler tek tek manuel olarak beyannameye girilmektedir. Bu yöntem hem oldukça uzun vakit almakta hem de sıklıkla münferit hatalara (örneğin fatura numarasının, döviz cinsinin, menşeinin, beyanname eki belge numaraları) neden olmaktadır. Beyanname tescilinden sonra beyannamede yapılan ve vergi farkı yaratmayan düzeltme işlemleri için ise Gümrük Kanunu uyarınca usulsüzlük cezası tatbik edilmektedir. Beyannamelerin yapay zeka ve robotik uygulamalar ile yazımında ise hem önemli bir zaman tasarrufu söz konusu olmakta hem de münferit hata riski minimuma indirilmektedir.
Dijitalleşmenin ve ticarette çeşitliliğin her geçen gün arttığı günümüzde manuel beyanname yazımı da çağın gerisinde kalmış, yapay zeka ve robotik uygulamalar ile beyanname tescili ön plana çıkmıştır. Gümrük müşavirliği firması seçim sürecinde dahi operasyonların dijital olarak yürütülmesi de gümrük müşavirliği firmaları için önemli bir KPI (Anahtar Performans Göstergesi) haline gelmiş, hatta dijital sistemleri olmayan firmalar için iş kayıplarına yol açacak düzeye gelmiştir.
Kısaca tek tuşla 1000 kalemli (sayı temsilidir) beyannamenin 30-45 saniye gibi kısa bir sürede yazılması diyebiliriz. Bu sistem, firmalardan, nakliyeciden, aracı bankadan vb. iş ortaklarından gelen mail eki belgeleri görüntülerine göre tanıyıp ayırmakta ve içerisindeki bilgilerin hangilerinin kullanılacağına karar vermektedir. Sonrasında tüm bu bilgileri eşleştirerek beyannamenin (fatura bilgilerinden, depolama giderleri, banka komisyonları vb. yurtiçi gider kalemlerine kadar) %98’lik kısmını otomatik olarak oluşturmaktadır.
Dijital ortamda tescil edilen beyannamelerin kontrolünün de yine dijital ortamda yapıması önem arz etmektedir. Ayrıca, aynı kaynaktan alınan verilerle kontrol yapılmasının kontrolün amacına hizmet etmeyeceğini de unutmamak gerekir. Aksi takdirde, kurulan yapay zeka ve robotik uygulamalar ile beyanname yazımı sisteminin etkinliği azalmış olacaktır.
Dijital kontrol sisteminde firma elektronik sistemlerinden (SAP vb. veya firmalar tarafından kendi kullanımları için oluşturulmuş elektronik sistemler) entegrasyon ile veri aktarımı yapılarak ve firmadan/iş ortaklarından gelen mail, talimat ve beyanname eki evraklarla otomatik olarak karşılaştırma yapılması suretiyle kontrol yapılmaktadır.
Dijital beyanname yazımı ve dijital ilk kontrol yapılması dolayısıyla sağlanan insan kaynağı tasarrufu, olası farklılıkların gerekçelerinin incelenmesi için kullanılmaktadır. Bu suretle, insan kaynağı da daha nitelikli bir alana yönlendirilmiş olmaktadır. Ayrıca, bu şekilde beyanname manuel yazımından kaynaklanan münferit hatalar bertaraf edildiği gibi firmalara sistemlerinde veya kağıt ortamındaki verilerinde uyumsuzluk olduğu hallerde geri bildirimlerde de bulunulabilmektedir.
Tek başına yapay zeka ile beyanname tescilinin yeterli olacağını da söylemek doğru olmayacaktır. Dijitalleşme beraberinde birçok sorumluluğu da beraberinde getirmektedir. Yapay zeka ile beyanname yazılması ve kontrol edilmesinden bile daha önemli olan husus ise “Bilgi Güvenliği”nin sağlanmasıdır. Bu nedenle gümrük müşavirliği firmalarının akredite kuruluşlardan alınmış sertifikaların da bulunması önem arz etmektedir.
Bilgi işlem ve Ar-Ge çalışmalarına önem vererek diğer bir ifade ile müşterilerine önem vererek önemli mali yatırımlar yapmaktan kaçınmayan, çağı yakalayan gümrük müşavirliği firmaları geleneksel yöntemlerle çalışan gümrük müşavirliği firmalarını açık ara geride bırakmıştır.
Bu durum, gümrük müşavirliği firmalarını da dijitalleşme yolunda adımlar atmaya zorlamakta önemli mali yatırımlar yaparak dijital altyapılarını geliştirmeye zorlamaktadır. Aksi takdirde, bu yönde çalışmalar yapmayan firmaları bir süre sonra sistem kendiliğinden dışarıda bırakacaktır.
Bilgi işlem altyapılarını geliştiren, önemli mali yatırımlar yaparak yapay zeka ve robotik uygulamalar ile beyanname yazan, yine elektronik sistemlerle kontrolleri gerçekleştiren firmalar farkını ortaya koymuştur.