La bedelía llegó al celular en la Universidad de la República
La vieja y querida bedelía “in situ” fueron usadas durante más de 20 años y desde 2015 comenzó la transición hacia la digital.
Pa El Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE), desarrollado en la Udelar, permite la inscripción de decenas de miles de estudiantes a cursos y exámenes desde cualquier lugar, en cortos períodos de tiempo. Es el sistema informático de mayor exigencia en la Universidad, y se espera que su puesta a punto culmine en setiembre de este año.
El SGAE se viene instalando por etapas en todos los servicios universitarios, desde 2015, en reemplazo del Sistema de Bedelías que utilizó la Udelar por más de 20 años. Ambos fueron desarrollados por el Servicio Central de Informática de la Universidad (Seciu). Mariela de León y Gabriela Luján, dos de las técnicas responsables en el desarrollo del nuevo sistema, explicaron al Portal de la Udelar que se apuntó a combinar funcionalidades que ya tenía el sistema anterior e incorporar otras nuevas. Las primeras modificaciones se dieron en el trabajo interno de las bedelías. Los cambios fueron visibles para los estudiantes en abril de 2017, de modo que dejaron de interactuar en la“página verde” del Sistema de Bedelías, y comenzaron a hacerlo en el SGAE. De León y Luján explicaron que prácticamente todo el desarrollo del sistema se realizó en Seciu, si bien se contrataron algunos técnicos especializados y servicios externos para realizar testeos.“Fue diseñado para las particularidades de la Udelar, cada facultad tiene sus especificidades que hay que contemplar y cada carrera es diferente”, comentaron.
En varias universidades de América Latina existen sistemas similares, explicaron, la diferencia es que muchas son instituciones privadas o con un financiamiento muy importante que les permite comprarlo; además, hay pocas que sean tan grandes como la Udelar. Seciu “se maneja siempre con software libre, y apuesta a desarrollar soluciones que no sean muy caras”, destacaron. En el período de marzo a noviembre de 2017, el SGAE registró 267.324 inscripciones a exámenes por autogestión, y 253.350 inscripciones a cursos. Las cifras revelan la exigencia que debe soportar el sistema para cubrir los requerimientos de una población cercana a los 125.000 estudiantes activos. En pocos minutos, varios miles ingresan a la plataforma simultáneamente para realizar acciones en diferentes servicios.
Esperando la medianoche
De León y Luján indicaron que la exigencia es mucho más importante cuando hay inscripciones a curso con cupo reducido, por el cual compiten cientos de estudiantes: “si se abre la inscripción a cursos con cupo a las 12 de la noche, ahí están todos, con muchos dispositivos, porque en ese momento los familiares del estudiante ingresan con el mismo usuario, cada uno en un dispositivo”. Para poner a punto la respuesta del SGAE a esa carga, se realizaron distintas pruebas de desempeño y varios ajustes. Se adaptaron recursos físicos —memoria, procesador— y se programó para optimizar el funcionamiento del sistema, utilizando estrategias como “precargar algunas cosas”, o reducir al mínimo el uso de imágenes en las páginas. “Son varias las cosas que influyen, hacemos pequeños cambios en un proceso que lleva muchos meses”, explicaron. La exigencia se traslada a la Agenda web de la Udelar, que va de la mano del SGAE, habilitando la reserva de día y hora para inscribirse personalmente en la bedelía. “También ahí están queriendo reservar muchos simultáneamente, porque el período de ingreso es más o menos común a todas las facultades”, explicaron. Para optimizar el uso de la Agenda web, Seciu solicitó a las bedelías que escalonaran horarios, porque sin quererlo, varios servicios comenzaban sus inscripciones a la misma hora.
En relación al ingreso a carreras, Seciu recibió una demanda por parte de la bedelía de Facultad de Ciencias Económicas y de Administración (FCEA), para evitar que los estudiantes concurrieran a realizar el trámite sin la documentación adecuada. Los funcionarios plantearon que más de la mitad de los documentos que se presentaban en el mostrador estaban mal completados.
En respuesta, los técnicos de Seciu desarrollaron una plataforma en la que el estudiante carga imágenes de los documentos que tiene para presentar en la inscripción. La bedelía verifica si están correctos o si deben corregir algo; solo en el primer caso se puede solicitar día y hora para realizar el trámite. “Antes los estudiantes hacían fila y no sabían lo que iba a pasar al llegar al mostrador. Los sistemas han permitido que el estudiante que está lejos, o en Montevideo, sepa cómo será el momento de la inscripción”, señalaron.
Los desarrollos de Seciu pueden originarse de tres maneras: «a solicitud de las autoridades, a solicitud del usuario o por iniciativa nuestra, podemos proponer algo al usuario y se valida», explicaron De León y Luján. Por tanto la propuesta de la bedelía de FCEA será evaluada en conjunto y si funcionó bien, el uso de la plataforma se ofrecerá al resto de los servicios. «El colectivo de los funcionarios de las bedelías es muy unido, cuando llamamos a una reunión de los directores, vienen todos. Conversamos, ellos plantean ideas y toman iniciativas», indicaron.
Autogestión
Para los estudiantes en octubre se agregó la posibilidad de emitir una escolaridad verificable vía web; en apenas un mes, se emitieron 68.596.
De León y Luján indicaron que se trata de un documento válido para presentar dentro y fuera de la Universidad en el caso de concursos, llamados, o cualquier trámite que lo requiera. Su legitimidad puede verificarse a través de un código que permite validarlo vía web; antes únicamente se podía presentar una escolaridad sellada y firmada por la bedelía.
El SGAE continuará incorporando funcionalidades programadas hasta setiembre de 2018.
“Estamos abocados a terminar el núcleo central del sistema, cuando eso ocurra tendrá que bajar el anterior”, indicaron.
Para llegar a ese punto será necesario incorporar al SGAE el control de inhabilitados, una tarea importante y compleja que realizan las bedelías, muchas veces contra reloj.
De León y Luján también señalaron que “el sistema no solo desarrolla lo que tiene que hacer, sino que detrás tiene que haber una infraestructura para darle soporte, que permite conocer quién ingresó datos o hizo tal acción, a qué hora, si fue para atrás o para adelante. Se puede seguir la traza de todo lo que pasó”, indicaron. Ese respaldo es uno de los factores que componen la seguridad del sistema, así como también la cantidad de servidores que le dan soporte, y que a la vez funcionan como filtros.
Otro de los planes para este año es el desarrollo de una aplicación del SGAE para celulares, que se lleva adelante en conjunto con docentes y estudiantes de la Facultad de Ingeniería. En los próximos meses también podrán sumarse el envío de notificaciones automáticas a los estudiantes y la consulta de la evaluación de sus previaturas, lo que en algunos casos es muy complejo. A partir de 2019 Seciu irá incorporando los programas de las carreras al SGAE, considerando los cambios de planes de estudio. De León y Luján opinan que lo principal ya se logró, y es “que el sistema no se cae”.
Comentaron que tienen en mente más funcionalidades para el SGAE a mediano y largo plazo: “tenemos un sueño que es vincular los inmuebles al sistema, de forma de saber en qué edificio están los estudiantes”.
Eso permitiría conocer la concentración de estudiantes por edificio, o en el caso de una facultad que tiene varios locales, saber en cuál de ellos se dicta determinada materia.
“El dato me podría servir para decirle al estudiante "si vivís en tal lugar y querés tomar la materia x, el lugar más cercano es y". Ahora con el celular y tu ubicación podés hacer muchísimas cosas, y dentro de unos años las bedelías podrán realizar algunos trámites comunes para todos los servicios, entonces se va a poder ir a la bedelía más cercana”.
Fueron las inscripciones recibidas por el SGAE en 2017, 267.324 a exámenes por autogestión, y 253.350 inscripciones a cursos.