KSIĘGOWOŚĆ INTERNETOWA W FIRMIE
Danuta Rawicka, MB
Rządowe obostrzenia w czasie pandemii doprowadziły do upadłości wielu mikro- i małych firm. Koszty działalności okazały się wyższe niż zyski. Wiele firm przeniosło się do internetu, jednak nie każdy biznes da się prowadzić w sieci, natomiast zawsze wiąże się on z koniecznością ponoszenia stałych, comiesięcznych kosztów. Składają się na nie m.in. wydatki na obsługę księgową. Firma może je obniżyć, korzystając z bezpiecznej księgowości internetowej. W Polsce działają już ponad 2 mln firm. Zdecydowana większość z nich – nawet ok. 90 proc.– to jednoosobowe działalności gospodarcze. Badania wskazują, że ponad połowa przedsiębiorstw wystawia mniej niż 20 faktur VAT miesięcznie. To oznacza, że bardzo wiele firm nie prowadzi skomplikowanej księgowości, do której konieczne jest wyspecjalizowane biuro rachunkowe.
Tradycyjna czy internetowa
Księgowość internetowa to alternatywa dla tradycyjnego biura rachunkowego. To rozwiązanie dedykowane przede wszystkim mikro- i małym przedsiębiorcom, szczególnie przydatne firmom prowadzącym uproszczoną księgowość, np. księgę przychodów i rozchodów. Firma nie musi wtedy korzystać z usług tradycyjnego stacjonarnego biura rachunkowego, które jest zazwyczaj droższe. Koszt to zwykle przynajmniej kilkaset złotych miesięcznie, więc w skali roku prowadzenie księgowości online w jednoosobowej działalności gospodarczej może dać duże oszczędności. Nie trzeba też zatrudniać własnego księgowego czy inwestować w sprzęt, rekrutację i inne kwestie związane z utworzeniem nowego stanowiska pracy.
Z drugiej strony, przedsiębiorca, który nie zdecyduje się na biuro rachunkowe, musi poświęcić swój czas nie tylko na księgowość, lecz także pamiętać o terminach przelewów np. do ZUS czy urzędu skarbowego, musi też śledzić na bieżąco zmiany w przepisach podatkowych. Dlatego wybór: księgowość online czy biuro rachunkowe powinien być poprzedzony rzetelną analizą.
Biuro rachunkowe online, księgowość samodzielna czy hybrydowa
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na księgowość internetową, może zlecić jej prowadzenie biuru rachunkowemu online albo może prowadzić księgowość samodzielnie za pomocą specjalnego programu księgowego dostępnego w przeglądarce internetowej. Może też zdecydować się na księgowość hybrydową. To swego rodzaju internetowe biuro rachunkowe – przedsiębiorca sam zajmuje się wypełnianiem dokumentów, ale jednocześnie jest „kontrolowany” i w razie potrzeby może korzystać z pomocy i rady ekspertów księgowych. Takie rozwiązanie z jednej strony pozwala ominąć koszty, jakie wiązałyby się z obsługą przez tradycyjne biuro rachunkowe, a z drugiej strony daje gwarancję, że „własna” księgowość online będzie prowadzona w sposób prawidłowy.
Dostępność i wygoda
Wielu przedsiębiorców chce mieć błyskawiczny i całodobowy dostęp do informacji o swojej firmie w każdym momencie i w dowolnym miejscu na świecie. Jeśli przedsiębiorca korzysta z biura rachunkowego online, może mieć wygodny wgląd do firmowych dokumentów w każdym czasie, bo biuro rachunkowe online jest „otwarte” 24 godziny na dobę. Wystarczy zalogować się na swoje konto, aby wystawić fakturę, wypełnić deklarację podatkową i wysłać ją do urzędu czy dodać bieżące wydatki. Takie rozwiązanie daje możliwość zdecydowanie łatwiejszego zarządzania finansami firmy, szczególnie wtedy, gdy księgowość internetowa jest prowadzona wraz z bankowością internetową firmy.
To ułatwia automatyzację wielu procesów – można m.in. szybciej wystawiać faktury czy automatycznie wyliczać podatki.
Księgowość online to bardzo wygodny sposób na prowadzenie księgowości w małej firmie. Program księgowy automatycznie księguje faktury i wylicza kwoty podatków do zapłacenia za przedsiębiorcę, eliminując możliwość popełnienia błędu. System wygeneruje deklaracje podatkowe i przypomni o terminach płatności.
Bezpieczeństwo i funkcjonalność
Biura rachunkowe online zwykle posiadają licencję i ubezpieczenie OC, a wprowadzone do programu dane są zabezpieczone cyfrowo, przechowywane na bezpiecznych serwerach i na bieżąco archiwizowane przez administrację serwisu. Bezpieczne jest też samo księgowanie. Program księgowy, np. ifirma.pl, automatycznie księguje faktury i wylicza kwoty