10大禮貌地回覆電郵必學句子
在現代職場中,良好的英文能力,對於回覆電子郵件或信件至關重要。一封恰當的回覆可以展現僱員的專業態度、良好的溝通能力及對工作的重視。
筆者今期推介十句必學的英文句子,並提供詳細解釋、具體實例等以供參考。(一)「 Thank you for your email. 」(感謝你的郵件。)
這句話表達了你對對方郵件的感謝之情,展示了禮貌和尊重。
一項由Emotion科學期刊發表的研究提到,表達感謝不僅可以增加對方對你的好感,還可以促進合作和互助的意願。故此,使用感謝語,可以提升溝通效果和建立良好的職場關係。
例句:「Thank you for your email. I appreciate your prompt response and the information you provided. 」
表達對問題的關注
(二)「 I will look into this matter and get
back to you.」(我會調查這個問題並回覆閣下。)這句話表達了你對對方的關注和承諾,並意味會仔細考慮並回覆他們的郵件。
對於職場溝通,確保對方知道你已經收到電郵,並且會回覆是非常重要的,這樣可以增加對方的滿意度和信任度。
例句:「 Thank you for bringing this matter to my attention. I will look into it and provide you with a detailed response within 24 hours. 」
(三)「 Could you please provide more information about ⋯?」(你能提供更多關於⋯⋯的訊息嗎?)當需要進一步了解對方提到的某件事情時,這句話是請求更多的詳細訊息。根據一項由Journal of Applied Psychology發表的研究,從對方獲取更多訊息,有助於提高溝通的準確性和效率。
例句:「 Thank you for your email. Could you please provide more information about the project timeline and deliverables? This will help me better understand the requirements. 」(四)「 I apologize for the inconvenience. 」(對給你帶來的不便表示歉意。)
當你的回覆無法滿足對方的期望或出現了錯
誤時,這句道歉的話語,可以表達你的歉意和對對方的理解。筆者深信: 及時道歉可以減輕對方的不滿情緒,保持良好的客戶關係。例句:「 I apologize for the inconvenience caused. I understand your frustration, and I will do my best to resolve the issue as quickly as possible. 」(五)「 Attached please find the requested document.」(請參閱附件中的所需文件。)當對方要求你提供文件或附件時,使用這句話可以告知對方,已提供了他們需要的資料。
根據一項由Email Analytics進行的研究,對於收到的郵件內附帶附件,可以提高回覆率和回覆郵件效果。
例句:「 Thank you for your request. Attached please find the sales report for the last quarter as requested. Let me know if you need any further
assistance. 」
(六)「I appreciate your patience.」(感謝你的耐心。)當需要更多時間來回覆對方的郵件時,
使用這句話可表達對對方的理解和感謝。例句:「 Thank you for your inquiry. I am currently reviewing the information you provided and will get back to you soon. I appreciate your patience. 」
安排會議schedule a meeting
to discuss (七)「 I this would further. like to」(我希望安排一個會議schedule a meeting來進一步討論。)
當某個問題需要更多討論和解決時,使用這句話可以提出安排會議的建議。
根據一項由《 Forbes》發表的研究,面對複雜的問題,面對面的溝通和討論,可以更快地達成共識和解決問題。
例句:「 Thank you for your input. I think it would be beneficial to schedule a meeting to discuss this matter further. Please let me know your availability. 」
(八)「 I have cc'd(carbon copied)my colleague on this email.」(我在這封郵件中抄送了給我的同事。)
當需要將郵件抄送給其他相關人員時,使用這句話可以通知對方。
根據一項由Radicati Group進行的研究,平均而言,一封郵件會抄送給三個人,這可以提供更多的訊息和保持相關人員的知情權。
例句:「 Thank you for your email. I have cc'd my colleague, John, who is responsible for the project. He will be able to provide additional support and insights. 」(九)「 I understand your concerns and will address them accordingly. 」(我理解你的擔憂,並會相應地處理。)當對方表達了某些擔憂或問題時,使用這句話,可以表達你的理解和承諾解決問題。例句:「 Thank you for bringing up your concerns. I understand your worries, and I assure you that I will address them accordingly.
I will provide you with an update as soon as the issue is resolved. 」(十)「 Please feel free to reach out if you
have any further questions.」(如果你有任何進一步的問題,請隨時聯繫我。)當你結束郵件回覆時,使用這句話,可以鼓勵對方在有需要時隨時聯繫你。根據一項由Customer Thermometer進行的研究,提供良好的客戶支援和開放的溝通管道,可以提高客戶滿意度和忠誠度。
例句:「 Thank you for your email. If you have any further questions or need additional assistance, please feel free to reach out to me. I'm here to help. 」
這些必學的英文句子,可幫助讀者在職場中回覆郵件時表達專業、禮貌和關注對方的態度。
透過這些句子的運用,可以增強與同事、客戶和合作夥伴之間的溝通效果,建立良好的職場關係,並提高工作效率和專業形象。
筆者提醒讀者,在使用這些句子時,請根據具體情況進行適當的修改和調整,以確保內容與對話內容相符合。