保持專注4絕招排除“外部干擾”

1 填滿行事曆，讓我們能夠專注在需要完成的工作上

Eyal常聽到他人埋怨新技術讓他們分心，社交網站的吸引力導致他們無法好好工作。但是，當Eyal要求這些人讓他看看他們的行事曆時，上面很常是空無一物的。

Eyal認為，在這個時代，如果我們不預先規劃我們的時間，其他的人或事，就會為我們填滿每天的時間。

因此，要“保持專注”，我們首先要規劃行事曆。從我們起床那刻開始，一直到我們準備睡覺，每一天的每一分鐘都應該被規劃。當然，這並不代表我們不能做規劃以外的事，但是如果我們不規劃，那我們就一定無法完成我們想要的事。

很多時候，我們會認為我們一定會記得有什麼事需要完成，所以沒有必要將它寫入行事曆。但是，Eyal說：“知道要完成什麼，和真的投入時間去將它完成，是兩件截然不同的事。”

這是因為我們都只重視“產出”而忽略了每一項成功的產出，都需要我們花費時間去關注。假設我們需要完成一份重要的簡報，我們可能會被數不盡的因素所影響。這些因素裡面有得可控、有得不可控，但是我們唯一能確定的是，我們可以先規劃出足夠的時間，以關注這些因素。

確保能夠“事事規劃”

要確保我們能夠“事事規劃”，我們可以準備一個可以每週重複使用的行事曆模板。在這個模板上，我們首先要預留時間給需要專注力的工作，因為這些工作需要的時間最容易被瑣碎的雜事排擠（例如：回電郵、開會和同事及工作夥伴喝咖啡）。

Eyal認為，如果我們有必須要不被打擾才能完成的工作（例如：專案規劃、撰寫報告），那我們就一定要將這些工作放到我們的行事曆上。否則，我們將不會找到時間去專心處理這些事。

另外，將要做的事寫到行事曆還有一個好處，就是讓我們不用想，就知道接下來要做些什麼。我們很常在要開始工作時，花很多的時間思考要先處理哪件事。透過先規劃好處理事情的時間，我們就能夠養成習慣，在某個時間做某件事。這樣，我們可以確保不會遺漏任何重要的事，在要開始處理任何事情時，也不需要浪費時間思考順序。

2 運用簡單而明確的訊號，讓同仁知道我們何時不想被打擾

“規劃行事曆”是讓我們“保持專注”的第一步，但是我們難免還是會受到很多外部干擾而分心。這些干擾包括電話、電郵、各種手機上收到的通知及同仁忽然要“問一個問題”。

Eyal認為，如果我們不設法避免這些干擾，我們就不能“保持專注”的工作。因此，Eyal建議了一些很簡單的方法來解決這些“外部干擾”。

在美國，因醫療相關而死亡的前3大因素是心臟病、癌症及處方錯誤。每年，共有40萬名病人因為藥物的份量或類別錯誤而造成傷害，但是大部分的醫療機構都將這件事當成是無可避免的人為疏失。

但是，美國加州大學舊金山分校 （UCSF） 醫院中的幾名護理師就決定深入的研究這個問題，並找出解決方案。經過他們的研究後發現，護理人員每次在給藥時，平均都會被干擾10次，而這正是導致處方錯誤的最大原因。

試想，當一名護理人員在數十種藥物中，要找出病人需要的藥，或是在專心數每個病人需要多少顆藥的時候不停的被打擾，我們就可以了解出錯的幾率會有多高。（如果還無法想像，我們也可以想像在數錢時，有一個人忽然問你一個問題，回答完問題後，很常我們就會忘了我們數到哪了！）

因此，他們用了一個很簡單的方法來解決這個問題。任何醫護人員在處理給藥相關事項時，都穿上一件紅色的外套，讓同仁知道這個時候不可以打擾他。透過這個簡單的方法，處方錯誤的問題就被減少了88％。

可用某些訊號告訴勿打擾

Eyal相信我們也可以利用同樣的方法來讓我們“保持專注”，特別是當我們身處在開放式辦公室，每個同仁隨時都能夠來找我們聊天的時候。老闆們都在需要專注時將他們辦公室的門關上。我們雖然沒有個人辦公室，但是當我們需要專注處理某些事時，我們可以用某些訊號來告訴同仁們不要打擾我們。例如，我們可以貼一張紅色的便利貼在我們的熒幕上，並讓同仁知道，看到紅色便利貼時，就代表我們在專注工作，不希望被打擾。

3 將電郵簡單的分類為“今天”或“本週”，然後在規劃的時間內處理

解決了同仁的干擾後，我們就可以進一步的減少手機與電郵帶來的干擾。

Eyal發現，雖然我們常常抱怨手機的通知非常惱人，但是卻有三分之二的人，從來沒有調整過手機上任何的通知設定。Eyal認為，我們只要花很少的時間，就可以移除一堆我們不需要的App，同時減少被這些App的通知所打擾。

另外，一些工作用的通訊App如Line和Slack的群組，我們也應該關閉它們的通知功能。這些通知當然都很重要，但我們不需要每分每秒都被通知。

最好的處理方法，就是如上面所說的，規劃出時間去處理這些通知。例如，每半天我們可以規劃出20分鐘去檢視Line或Slack的訊息，然後回复要處理的，而不是不停的被它們打擾。 電話也是如此，如果我們的工作中需要大量的通話時間，那我們就應該特別為它規劃出時間，而不是即興式的處理。

當然，我們也應該為電郵規劃出特定的處理時間，但是由於現代的工作會需要我們處理大量的郵件，Eyal也特別為電郵處理提出了不同的做法。

首先，Eyal認為當我們收到電郵時，我們就應該為電郵分類。這個類別，不應該分得太細（例如：用不同的公司部門、專案或是工作類別），反而應該簡單的將電郵分類為“今天處理”及“本週處理”就好。

如果我們不先為電郵分類，我們就會陷入重複的打開同一封電郵，決定要不要處理，然後再關掉電郵的迴圈。但是當電郵被分類後， 我們就可以在預先設定的時間內，去處理特定類別的郵件。

預先設定的時間內處理特定類別的郵件

Eyal習慣在每天規劃出一個很短的時段（例如：一小時）去處理當天必須要回复的郵件。然後，每週規劃一個比較長的時段（例如：3至4 小時）去處理當週需要回复的郵件。而每個週一的下午，就是Eyal的電郵星期一。在那段時間內，Eyal會專注在回复當週需要處理的所有郵件。

Eyal認為，這樣的規劃，有助於我們在其他時間“保持專注”，而不被不同的“外部干擾”影響。 4 設定“開放時間”，讓我們可以減少干擾，同時可以發掘新想法

除了同仁、電話、電郵及通知，我們不時還會被很多人邀約“聊天”或“喝咖啡”。這些人可能是我們的合作夥伴、廠商、客戶、甚至是長官。Eyal也不例外，在他出版了《鉤癮效應：創造習慣新商機》後，他發現有一堆的人想要請他“喝咖啡”。

“如果我接受每一次的邀約，那我什麼都不用做了。”

因此，Eyal在他的個人網站上公布的“開放時間”，任何人都能夠在那個時間區間內，預約15分鐘的和Eyal聊任何事。這樣做的好處是， Eyal可以控制每週他花費多少時間“聊天”，不 會因此影響他的“專注時間”。同時，也能夠透過這些“開放時間”和有需要的人聊聊，發掘新的想法與機會。

透過等待“開放時間”讓對方想清楚要討論的事

Eyal認為，如果有人要找我們“喝咖啡”，那他們的事情一定不會太過緊急，所以等到下一次有空的“開放時間”再聊也不會造成任何問題。更重要的是，透過等待“開放時間”，也可以讓對方想清楚要討論的事。很多時候，對方會在見面前，就找出解決問題的方法。而 這樣就更加減少Eyal的干擾了。

除此之外，這些“開放時間”也能夠用來解決和同仁的溝通問題。當我們發現一些電郵上的討論開始失焦，我們可以和大家說：“我這週有3段時間可以討論這些問題，不如我們大家那個時候再做更深的討論。”

Eyal發現，很多時候，面對面的討論能夠節省很多我們浪費在來回電郵的時間。

在這個所有事情都講求“速度”的年代，我們常聽到“人類的專注力不如金魚”。希望我們能夠透過Eyal的分享，學會如何排除“外部干擾”，再次找到“保持專注”的方法。