Gestão de frota em tempos de crise

O sucesso da função depende de uma relação saudável entre condutores e viaturas. Mas se esta ligação já inspira muitas preocupações para os responsáveis das empresas, adquire um valor redobrado perante um cenário de incerteza económica. Como deve ser acautelado o impacto da frota nas contas de uma empresa e que soluções podem ajudar a enfrentar períodos mais difíceis?

Gerir uma frota é um desafio constante, onde grande parte do êxito reside na monitorização dos custos e dos desvios aos padrões de utilização e, claro está, na escolha de viaturas que permitam o enquadramento fiscal mais favorável para a empresa. Mas se, no caso de uma viatura comercial, a seleção deve muito à relação entre o custo de aquisição ou propriedade e a capacidade que tem para se ajustar ao serviço que vai prestar, no que se refere aos ligeiros de passageiros, com exceção dos primeiros escalões de atribuição, existe geralmente maior flexibilidade de escolha da parte de quem vai utilizar a viatura. Não raras vezes, esta diversidade implica não só modelos de financiamento diferentes, mas também uma dualidade de critérios de avaliação, alterando ou ampliando o conjunto de parâmetros sob vigilância destinados a prevenir desvios e encargos adicionais. Contudo, há pontos-chave que são comuns às duas categorias de veículo e modelo de atribuição. Três parâmetros em particular, requerem um olhar bastante atento, de modo a evitar que os encargos com a frota se traduzam num maior impacto financeiro para as contas da empresa.

1. Condutores

Podem ser o melhor parceiro mas também um obstáculo capaz de impedir uma gestão bem-sucedida das viaturas. A sua atitude perante a viatura que lhe está atribuída pode variar por diversos motivos: pode refletir simplesmente desleixo mas pode também ser um sinal de descontentamento geral com a empresa ou com a viatura que lhe foi atribuída, muitas vezes desencadeado pelo sentimento de desigualdade de tratamento perante outros colaboradores da mesma categoria. Como prevenir: transparência na fase de atribuição de uma viatura de função e uma abertura permanente ao diálogo podem ajudar a antecipar atritos de que resultem incómodos no futuro. No caso de um veículo operacional, não descurar o bem-estar

e a segurança de quem passa muitas horas ao volante, sobretudo numa fase em que lhe pode ser pedido um esforço adicional de trabalho. Em geral, a avaliação periódica dos parâmetros de utilização de cada viatura, nomeadamente desvios de consumo, quilometragem, avarias e sinistros, ajudam a identificar previamente os fatores de risco.

2. Viaturas

Como se constata, uma seleção desajustada pode comportar riscos derivados do uso negligente do veículo. Porém, outros agentes são determinantes para os encargos totais de propriedade e devem ser avaliados: custo de aquisição, eficiência energética e pacote fiscal são os mais importantes, embora a fiabilidade da viatura, o conforto e a disponibilidade de equipamento, nomeadamente de segurança e as ajudas à condução, assumam relevância. Estes últimos podem até contribuir muito para a redução de pequenos sinistros urbanos. Com menor evidência, a rapidez de manutenção, a seleção da cor e a decoração da viatura podem ter influência operacional; a primeira no grau de prontidão da viatura, as restantes pela maior ou menor exposição a ações de controlo policial e a furtos, sobretudo no caso dos comerciais ligeiros. Como prevenir: uma monotorização constante é fundamental. Dado o peso dos custos com o combustível, deve ser avaliada a eficiência da viatura e capacitar o utilizador para uma condução mais económica. No caso dos veículos operacionais, desenvolver processos que conduzam ao planeamento das melhores rotas de serviço, sem prejuízo de ajustes que resultem em melhorias de eficácia e redução da ansiedade de quem conduz. Estes dois fatores vão certamente influenciar os resultados ao nível da sinistralidade, afetando positivamente os custos do seguro de responsabilidade civil e de recondicionamento da viatura, assim como uma prontidão operacional contínua de veículos e condutores.

3. Fiscalidade

O fator mais usado na composição de uma frota é, simultaneamente, aquele que acarreta maior grau de incerteza ao longo do período de utilização de uma viatura, já que não depende exclusivamente da vontade da empresa. Os cálculos fiscais efetuados no momento da contratação podem variar por decisão política ou agravarem-se perante um cenário mais difícil, nomeadamente a redução do negócio da empresa. Exemplos disso são a alteração aos escalões da Tributação Autónoma ( TA) ou o agravamento da taxa de TA aplicada aos encargos com a viatura em caso de prejuízo fiscal no período de tributação. Ou outras medidas que possam afetar a forma como esses encargos são contabilizados em sede de IRC. Como prevenir: não é tarefa fácil. Se há empresas que estão a optar por veículos ligeiros de passageiros 100% elétricos ou híbridos plug-in (os primeiros isentos de TA, os segundos com taxas de tributação mais reduzidas), estes benefícios têm também um carácter incerto e implicam o investimento em infraestruturas de carregamento elétrico. A tributação em IRS na esfera do colaborador pela utilização de viaturas ligeiras de passageiros pode ser também um cenário a equacionar, mas implica o acordo do trabalhador a quem se destina.•